الزامات تشکیل پرونده و گزارش گیری شرکت

شرکت های با مسئولیت محدود بر اساس نیاز، تعهدات زیادی به Companies House و HM Revenue و Customs HM (HMRC) دارند. به عنوان یک مدیر، شما از نظر قانونی مسئول حفظ این الزامات مهم تشکیل پرونده و گزارش هستید، که شامل موارد زیر است:

• ارسال اظهارنامه تایید سالانه به Companies House حداقل هر 12 ماه یکبار
• تهیه حسابهای مالی برای Companies House
• اطلاع رسانی به Companies House در مورد تغییرات در جزئیات شرکت
• ثبت اظهارنامه های مالیاتی شرکت و حساب های سالانه در HMRC
• پرداخت مالیات شرکت

اگر شرکت شما غیرفعال است (معامله انجام نمی دهد) باید به بخش Corporation Tax در HMRC اطلاع دهید. در این مثال، شرکت شما تا زمانی که فعال نشود، هیچ الزام مالیاتی شرکتی نخواهد داشت، اما باید هر سال حساب‌های غیرفعال و اظهارنامه تأییدیه را برای Companies House تهیه کنید.

 

الزامات تشکیل پرونده و گزارش گیری شرکت برای Companies House

1. حساب های سالانه

هنگامی که شرکت شما ثبت می شود، Companies Houseتاریخ مرجع حسابداری (ARD) را در اختیار شما قرار می دهد. این نشان دهنده پایان سال مالی شما و تاریخی است که حساب های سالانه شما باید آماده شود. ARD در آخرین روز ماه تاسیس منقضی خواهد شد. به عنوان مثال: اگر شرکت شما در 1 مارس ثبت شده باشد، ARD شما 31 مارس سال بعد خواهد بود.

حساب ها باید ظرف 9 ماه پس از ARD شما در Companies House ثبت شوند. حساب های قانونی کامل باید شامل موارد زیر باشد:

• حساب سود و زیان
• ترازنامه با امضای مدیر
• گزارش مدیران
• گزارش حسابرسان – مگر اینکه شرکتی واجد شرایط معافیت باشد.
• یادداشت ها به حساب ها

شرکت‌های کوچکی که واجد شرایط معافیت هستند ممکن است حساب‌های خلاصه شده را ثبت کنند.

2. اظهارنامه تاییدیه

حداقل هر 12 ماه یکبار باید یک اظهارنامه تایید برای Companies House تهیه شود. این گزارشی است که جزئیات مهم شرکت را در یک تاریخ مشخص تأیید می کند، از جمله: آدرس دفتر ثبت شده، جزئیات مدیران، کدهای SIC، اطلاعات مربوط به سهام و سهامداران، و جزئیاتی که در ثبت PSC شما نگهداری می شود.

به استثنای جزئیات سهامداران و کدهای SIC، شما باید هر گونه تغییر در جزئیات شرکت خود را در اسرع وقت به Companies House اطلاع دهید، انجام این کار در هر صورت عمل خوبی تلقی می شود. تغییرات در سرمایه سهام، جزئیات سهامداران و کدهای SIC و باید هنگام ارسال اظهارنامه تأیید گزارش شود.

 

الزامات تشکیل پرونده و گزارش شرکت برای HMRC

Companies House به HMRC اطلاع می دهد که شرکت شما ثبت شده است. سپس نامه ای از HMRC برای توضیح الزامات تشکیل پرونده و گزارش شرکت خود دریافت خواهید کرد.

در عرض 3 ماه پس از انجام هر نوع فعالیت تجاری، باید وضعیت تجاری شرکت خود را به عنوان “فعال” برای اهداف مالیات شرکت ثبت کنید. شما می توانید این کار را به صورت آنلاین انجام دهید. سپس HMRC شما را از دوره حسابداری برای مالیات شرکت مطلع می کند. از تاریخی که بیزینس شما شروع به تجارت می کند، شروع می شود و معمولا در تاریخ مرجع حسابداری شرکت شما (ARD) به پایان می رسد.

شما باید مالیات شرکت را بپردازید و هر سال اظهارنامه مالیاتی شرکت را به HMRC ارسال کنید. مهلت پرداخت مالیات شرکت 9 ماه و 1 روز پس از پایان دوره حسابداری شما است.

مهلت تحویل اظهارنامه مالیاتی 12 ماه پس از پایان دوره حسابداری شما است. حساب‌های سالانه کامل باید در هر اظهارنامه مالیاتی گنجانده شود، حتی اگر شرکت شما واجد شرایط «کوچک» باشد.

 

نحوه تهیه و تشکیل اسناد در Companies House

امن ترین و مطمئن ترین راه برای ارائه اطلاعات قانونی به Companies House از طریق WebFiling یا Software Filing است. این خدمات امکان ارسال و تایید داده های الکترونیکی ارسال شده توسط شرکت ها و LLP ها به Companies House را فراهم می کند. سرویس بایگانی نرم افزار با ارسال الکترونیکی اسناد به Companies House از طریق پیوند HTTPS با استفاده از زبان نشانه گذاری توسعه پذیر (XML) عمل می کند.

 

تکلیف اسناد تحویلی به Companies House چه می شود؟

هنگامی که اسناد را به صورت الکترونیکی ارسال می کنید، Companies House یک تصویر الکترونیکی از داده هایی که ارائه می کنید ایجاد می کند. اسناد و فرم های کاغذی برای تولید یک تصویر الکترونیکی اسکن می شوند. اسناد کاغذی اصلی ذخیره می شوند و تصاویر الکترونیکی به عنوان سند کاری استفاده می شوند و به صورت آنلاین برای ثبت عمومی تکثیر می شوند.

 

آیا می توانم اسناد را به زبان های دیگر به Companies House ارسال کنم؟

به طور کلی، طبق قانون ایجاب اسناد را باید به زبان انگلیسی به Companies House تحویل دهید. با این حال، شرکت‌های ولزی (کسانی که از بخش 88 قانون شرکت‌ها در سال 2006 پیروی می‌کنند) ممکن است اسناد خاصی را به زبان ولزی بدون ترجمه تایید شده به زبان انگلیسی تهیه و تحویل دهند. در سایر موارد، اگر سند همراه با ترجمه تایید شده به انگلیسی باشد، می توانید مدارک زیر را به زبان هایی غیر از انگلیسی و ولزی تحویل دهید:

• قطعنامه‌ها و موافقت‌نامه‌های مؤثر بر اساسنامه یک شرکت که تحت فصل 3 از قسمت 3 قانون شرکت‌ها 2006 ارائه شده است.
• حساب‌های گروه‌های بزرگ‌تر EEA، حساب‌های گروه و گزارش سالانه شرکت مادر.
• حساب‌های گروه‌های بزرگ‌تر غیر منطقه اقتصادی اروپا، حساب‌های گروه و در صورت لزوم، گزارش سالانه تلفیقی.
• ابزار شارژ، یا ابزار کپی
• گزارش ارزش گذاری طبق ماده 94 (2) (d) قانون شرکت ها باید به اداره ثبت تحویل شود.
• اساسنامه
• تفاهم نامه انجمن
• احکام دادگاه

شرکت‌ها همچنین می‌توانند ترجمه‌های تایید شده داوطلبانه هر سندی که مشمول الزامات افشای بخشنامه اول قانون شرکت است را ارسال کنند که عبارتند از:

• تفاهم‌نامه و اساسنامه
• انتصاب مدیر
• تغییرات در مشخصات مدیران
• فسخ یک مدیر
• حساب های سالیانه
• بیانیه تاییدیه سالانه
• تغییر آدرس دفتر
• انحلال اسناد
• اسناد سرمایه سهام (فقط شرکت های سهامی عام)
• اسناد مربوط به ادغام و تقسیم (فقط شرکت های سهامی عام)
• اسناد مربوط به شرکت های خارج از کشور

ترجمه های داوطلبانه فقط می توانند به زبان رسمی اتحادیه اروپا ثبت شوند و باید با فرم VT01 همراه شوند که ترجمه را به سند اصلی پیوند می دهد.

 

یادآوری‌های الکترونیکی برای الزامات تشکیل پرونده و گزارش‌دهی شرکت خود را تنظیم کنید.

یکی از بهترین راه‌ها برای اطلاع از الزامات پرونده‌سازی و گزارش‌دهی شرکت، ثبت‌نام در سرویس Companies House eReminder است. کاملا رایگان است و هنگامی که مهلت ثبت حساب های سالانه و اظهارنامه تأیید نزدیک می شود، یادآوری های الکترونیکی به موقع را به شما ارائه می دهد. شرکت شما می تواند حداکثر 4 آدرس ایمیل را برای دریافت اعلان ها از طریق این سرویس انتخاب کند.

 

نحوه ثبت نام در eReminders

• در وب‌سایت Companies House وارد WebFiling شوید یا برای آن ثبت‌نام کنید.
• هنگامی که این گزینه بر روی صفحه نمایش به شما ارائه شد، ” Join eReminders” را انتخاب کنید.
• حداکثر چهار آدرس ایمیل اضافه کنید تا یادآوری های پرونده خود را دریافت کنید.
• آدرس ایمیل انتخابی خود را از طریق ایمیل ارسال شده توسط Companies House تأیید کنید.
• با شرایط عملیات سرویس eReminder موافقت کنید.

ایمیل دومی به شما تحویل داده می شود که ثبت نام شما در سرویس یادآوری الکترونیک را تایید می کند. برای بررسی مجدد اینکه آیا همه چیز تنظیم شده‌، از صفحه نمای کلی شرکت دیدن کنید تا مطمئن شوید که در کنار گزینه eReminder یک تیک دارد.

خدمات یادآوری الکترونیکی Companies House جایگزین مناسبی برای یادآوری های پستی است. ثبت نام برای این سرویس بسیار آسان است و می توانید حداکثر چهار آدرس ایمیل را برای دریافت این یادآوری ها انتخاب کنید، بنابراین استفاده از آن را به شدت توصیه می کنیم.