چه سوابق و مدارک ثبت شرکتی را باید حفظ کنم؟

شرکت‌های با مسئولیت محدود قانونا موظف به نگهداری و حفظ مدارک ثبت قانونی و سوابق حسابداری هستند. به عنوان یک مدیر شرکت، مسئولیت شما این است که تمام این سوابق و مدارک ثبت شرکت ها دقیق و به روز بوده و برای بازرسی عمومی در آدرس دفتر ثبت شده یا Single Alternate Inspection Location (آدرس SAIL) در دسترس باشند.

 

سوابق و ثبت قانونی شرکت‌

در صورت لزوم، باید این مدارک قانونی و سوابق شرکت را در آدرس بازرسی معرفی شده خود حفظ کنید:

• ثبت اعضا (سهامداران یا ضامن)
• ثبت مدیران
• ثبت آدرس‌های مسکونی معمولی مدیران
• ثبت دبیران
• ثبت افراد دارای کنترل قابل توجه (ثبت نام PSC)
• قراردادهای خدمات مدیران
• ثبت هزینه ها و موارد ایجاد هزینه (مانند وام مسکن، وام های تضمین شده)
• صورتجلسه جلسات هیئت مدیره و جلسات سهامداران
• رونوشت تصمیمات
• سوابق غرامت های مدیران (تضمین در برابر ادعای مسئولیت یا هزینه های قانونی)
• سابقه دارندگان اوراق قرضه
• سوابق فروش سهام شرکت

 

محل نگهداری سوابق شرکت و ثبت قانونی

Companies House (سازمان ثبت اسناد) فرض می کند که مدارک ثبت قانونی شما در آدرس دفتر ثبت شده نگهداری می شود، مگر اینکه خلاف آن اعلام شود. اگر در دسترس قرار دادن برخی سوابق برایتان ناخوشایند است، می‌توانید برخی یا همه را در یک آدرس SAIL نگه دارید.

در صورت نگهداری هرگونه ثبت قانونی در آدرس SAIL، باید به Companies House اطلاع دهید و باید تأیید کنید که کدام سوابق در آنجا نگهداری می شوند.

اگر از آدرس SAIL استفاده می کنید، باید دفتر ثبت شده در همان کشور شما باشد. فقط می توانید یک SAIL داشته باشید. اگر سوابقی را به آنجا منتقل می‌کنید، باید به Companies House اطلاع دهید و انتظار می‌رود که هر زمان که اظهارنامه تایید سالیانه را ثبت می‌کنید، محل آن‌ها را تایید کنید (قبلا اظهارنامه سالانه نامیده می‌شود).

 

بازرسی دفاتر ثبت قانونی

طبق قانون، شرکت ها موظفند ثبت نام های قانونی خود را برای بازرسی عمومی در دفتر ثبتی خود یا آدرس SAIL هر روز کاری در دسترس داشته باشند. تاریخ و زمان هر بازرسی پیشنهادی باید  از قبل به شرکت ارائه شود.

در صورتی که تاریخ بازرسی درخواستی مصادف با دوره اطلاع رسانی مجمع عمومی سهامداران یا تصمیم کتبی اعضا باشد، حداقل 2 روز قبل باید اعلام شود. در سایر موارد، مدت زمان اطلاع رسانی لازم از 10 روز کاری قبل است.

 

چگونه مدارک ثبت شرکت های قانونی خود را نگه دارید

اکثر شرکت‌های با مسئولیت محدود، تمامی دفاتر ثبت قانونی خود را با هم در یک پوشه یا کتاب صحافی شده نگهداری می‌کنند. این تضمین می کند که اسناد بسیار مهم شرکت با هم بایگانی می شوند و به راحتی برای اهداف بازرسی و مرجع خود در دسترس هستند.

اگر ترجیح می‌دهید به جای ثبت‌های کاغذی، کپی های دیجیتالی از سوابق قانونی شرکت داشته باشید می توانید از نسخه‌های چاپی این اسناد کپی بگیرید.

 

سوابق حسابداری شرکت

شرکت‌های با مسئولیت محدود و شراکتی با مسئولیت محدود (LLP) از نظر قانونی ملزم به نگهداری سوابق حسابداری برای مدت معینی هستند. این سوابق در درجه اول به سودآوری شرکت شما مربوط می شود که باید در حساب های سالانه و اظهارنامه مالیاتی خود به HMRC گزارش دهید.

برای انجام دقیق این کار، باید دقیقا بدانید که چقدر پول وارد می شود و چقدر خارج می شود. بهترین راه برای پیگیری جابجایی این وجوه از طریق فاکتورها است.

قانون شرکت ها مصوب سال 2006 بیان می کند که شرکت های سهامی خاص باید سوابق حسابداری را به مدت 3 سال از تاریخ تاسیس نگهداری کنند. شرکت‌های سهامی عام (PLC) باید سوابق حسابداری خود را به مدت 6 سال از تاریخ تاسیس نگهداری کنند. با این حال، قانون مالیات بریتانیا شرکت‌های خصوصی را ملزم می‌کند هرگونه سوابقی را که برای تکمیل اظهارنامه مالیاتی استفاده می‌شود، به مدت 6 سال از پایان دوره حسابداری که سوابق مربوط به آن است، حفظ کنند.

به همین ترتیب، قانون شرکت، LLP ها را ملزم می کند که تمام سوابق مالی و حسابداری (برای کل بیزینس و تک تک اعضای LLP) را حداقل به مدت 3 سال نگه دارند.

طبق قوانین مالیاتی، مدت زمان نگهداری سوابق خاص به مدت 6 سال است. به عنوان یک قاعده کلی، ممکن است کار خوبی باشد که تمام سوابق حسابداری و شرکت حداقل به مدت 6 سال از تاریخ تاسیس نگهداری شود.

 

سوابق حسابداری که باید نگه دارید

• سوابق خرید و فروش کالا و خدمات
• ثبت درآمد و هزینه
• حساب‌های فروش
• حساب‌های نقدی خرد
• فاکتورها و رسیدها
• سفارشات و یادداشت های تحویل
• قراردادها
• صورت حساب های بانکی تجاری
• سوابق مالیات بر ارزش افزوده، در صورت وجود
• سوابق PAYE برای کارکنان، در صورت وجود
• ثبت دارایی ها و بدهی ها
• صورت وضعیت موجودی در پایان هر سال مالی
• سابقه پرداخت سود سهام، در صورت وجود

 

نحوه و مکان نگهداری سوابق حسابداری

سوابق حسابداری را می توان در دفتر ثبت شده، آدرس SAIL، دفتر حسابدار یا هر مکان مناسب دیگری که در صورت لزوم می توانید به آنها دسترسی داشته باشید، نگهداری کنید. سوابق را می توان در قالب اصلی، فرمت دیجیتال یا به عنوان بخشی از یک برنامه نرم افزاری حسابداری نگهداری کرد.

 

سوابق حسابداری برای چه مواردی استفاده می شود؟

شرکت های با مسئولیت محدود برای تکمیل حساب های سالانه، اظهارنامه مالیاتی شرکت، اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و گزارش های PAYE به سوابق حسابداری دقیق نیاز دارند. مدیران همچنین باید سوابق حسابداری خاصی را برای تکمیل اظهارنامه مالیاتی Self Assessment خود نگهداری کنند.

LLP ها برای تکمیل حساب های سالانه، اظهارنامه های مالیاتی مشارکت، اظهارنامه های مالیاتی Self Assessment اعضای LLP، اظهارنامه های مالیات بر ارزش افزوده و گزارش های PAYE به سوابق حسابداری دقیق نیاز دارند.

عدم نگهداری سوابق حسابداری با استاندارد کافی و دقیق جرم کیفری است. مدیران و اعضای LLP را می توان جریمه یا پیگرد قانونی کرد مگر اینکه این یک اشتباه صادقانه و قابل توجیه باشد.

عاقلانه است که برای رسیدگی به نیازهای حسابداری خود با یک حسابدار معتبر مشورت کنید. به این ترتیب تمام تعهدات مطابق با استانداردهای حسابداری بریتانیا انجام می شود.

 

نکات مهم برای نگهداری موثر سوابق فاکتورها را نگه دارید.

فاکتورها بهترین راه برای پیگیری وجوه شرکت شماست. فاکتورها درآمد شما را ردیابی می کنند، بنابراین در محاسبه سود شما بسیار موثر هستند. تا زمانی که به یک ساختار سازمانی مشخص پایبند باشید، اطمینان از اینکه فاکتورهای شما نگهداری شده‌اند یا خیر، نسبتا آسان است.

بهتر است از یک سیستم بایگانی متوالی استفاده شود. بسیار مهم است که تاریخ و شماره گذاری دقیق هر فاکتور را داشته باشید و آنها را در دو فایل جداگانه ذخیره کنید – یکی برای فاکتورهای پرداخت شده و دیگری برای فاکتورهای پرداخت نشده. وقتی فاکتور دریافتی را پرداخت می کنید، تاریخ و روش پرداخت را ثبت کرده و آن را به فایل مربوطه منتقل کنید. با رسیدها نیز باید به همان شیوه برخورد شود.

Mark Kohler، نویسنده و شریک حسابداری شرکت Kohler & Eyre، مستقر در ایالات متحده توصیه می کند که یک مجله تجاری روزانه داشته باشید تا هر رکورد دو برابر شود. اگرچه ممکن است سخت به نظر برسد، اما حفظ یک ژورنال تجاری در واقع راهی فوق العاده برای بررسی متقابل ناهنجاری ها یا نادیده گرفتن  اجتناب ناپذیر است که در سوابق شما ظاهر می شود. به سادگی با به روز رسانی منظم و پشتیبان گیری از تقویم خود در Outlook یا Gmail می توان به این امر دست یافت.

در صورت شک، با HMRC (اداره مالیات) تماس بگیرید و راهنمایی بخواهید. از این گذشته، اگر نتوانید سوابق قانونی خاصی را تهیه کنید، ممکن است با جریمه 3000 پوندی مواجه شوید.

اگر سوابق شما نادرست باشد ممکن است حتی بیشتر جریمه شوید. اشتباهات عمدی و پنهان ممکن است منجر به جریمه ای تا 100٪ از درآمدهای مالیاتی احتمالی ناشی از عدم افشای شما شود.

 

از یک برنامه ثبت سوابق شرکت استفاده کنید

امروزه برنامه‌هایی برای ثبت سوابق وجود دارد. اکثر این برنامه ها رایگان هستند و برخی از آنها کاربرپسندتر از بقیه هستند. از آنجایی که از نظر فنی نیازی به نگهداری نسخه چاپی فاکتورها یا رسیدها ندارید، موظف هستید که بدون کاغذ کار کنید.

در واقع، حتی ممکن است به شما کمک کنند تا مقداری از هزینه های چاپ و ذخیره سازی خود را کاهش دهید. استفاده از یک برنامه ثبت رکورد به شما کمک می کند تا عادت کنید همه چیز را در زمان واقعی ضبط نمایید.

برای کمک به شما برای شروع، در اینجا پنج مورد از کاربرپسندترین برنامه های ثبت سوابق موجود در بازار را معرفی می‌کنیم:

• Intuit MyBizTracker :MyBizTracker به طور ویژه توسط سازندگان QuickBooks توسعه داده شد تا به صاحبان بیزینس‌های کوچک یک نمای فوری و سریع و در حال حرکت از وضعیت مالی شرکت ارائه دهد. این برنامه به شما امکان می دهد درآمد و هزینه ها را در زمان واقعی ثبت کنید و همچنین به شما امکان می دهد از رسیدهای خود عکس بگیرید تا چندین رکورد از هر تراکنش داشته باشید. MyBizTracker برای همه دستگاه های Apple قابل دانلود است.
• FreeAgent: FreeAgentیک برنامه جدید ثبت رکورد است که دارای همان ویژگی های MyBizTracker است. با این حال، FreeAgent از این نظر منحصر به فرد است که می تواند فوری بدهی مالیاتی شرکت شما را در هر لحظه به صورت دقیق محاسبه کند. FreeAgent برای همه دستگاه های Apple قابل دانلود است.
• Sage Record Keeper :Record Keeper یک روش حسابداری فراگیر برای استفاده روزمره به صاحبان بیزینس‌ها ارائه می دهد. این برنامه که توسط Sage، یکی از محبوب ترین تامین کنندگان برنامه ریزی منابع سازمانی در جهان تولید شده، دارای ویژگی پیشرفته است. یکی از مطلوب‌ترین جنبه‌های Record Keeper، توانایی آن در پردازش کاهش‌های طرح صنعت ساخت و ساز است. Sage Record Keeper برای همه دستگاه های Apple قابل دانلود است.
• Forbes Receipt Keeper: اگر کاربر اندروید هستید، Forbes Computer Systemsیک محصول حسابداری عالی را در برنامه Forbes Receipt Keeper خود ارائه می دهد. Forbes Receipt Keeper دارای ویژگی های مشابه با سایر برنامه های لیست شده است. با این حال، از سرویس ابری Dropbox برخوردار است که به شما امکان می دهد فورا از تمام حساب های خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. Forbes Record Keeper برای همه دستگاه های اندرویدی قابل دانلود است.
• شایان ذکر است که همه برنامه های ثبت سوابق شرکت مورد تایید HMRC (اداره مالیات) نیستند. دستورالعمل های دقیقی در مورد هزینه های مبتنی بر پول نقد و ساده وجود دارد، بنابراین همیشه ارزش دارد که قبل از صرف زمان و انرژی در یک برنامه ثبت رکورد، مشخصات مختلف رکورد را با هم مقایسه کنید. برای راحتی شما، HMRC لیستی از برنامه های ثبت سوابق و مالیات بر درآمد شرکت را تنظیم می کند.

 

امور مالی شخصی را جدا نگه دارید

بسیاری از صاحبان بیزینس های کوچک تمایل دارند با حساب بانکی شرکت خود مانند یک استخر درآمد شخصی رفتار کنند، اما این اولین قدم در مسیری طولانی و پر پیچ و خم به سوی خود تخریبی مالی است.

از زمانی که یک شرکت جدید تاسیس می‌کنید، عملیات تجاری شما از نظر قانون به نهاد جداگانه خود تبدیل می شود. این بدان معناست که شرکت شما باید حساب بانکی تجاری خود را داشته باشد تا درآمد شرکت را با امور مالی شخصی اشتباه نگیرید. این نه تنها به شما کمک می کند تا از وسوسه گسترش امکانات شخصی خود جلوگیری کنید، بلکه از متهم کردن HMRC به فرار مالیاتی نیز جلوگیری می کند.

اگر در حال تاسیس یک شرکت با مسئولیت محدود هستید، باز کردن یک حساب بانکی تجاری نیز منطقی است زیرا چک های یک شرکت با مسئولیت معمولا با حساب بانکی شخصی قابل پرداخت نیست.

همانطور که گفته شد، استفاده از حساب بانکی شخصی برای اداره یک بیزینس در بریتانیا خلاف قانون نیست. اگرچه HMRC شرایط حسابداری پیچیده‌تری را ایجاد می‌کند، اما راهنمایی‌هایی در مورد نوع سوابقی که باید نگهداری کنید را ارائه می‌دهد.

این سوابق عبارتند از:

• Bank and building society statements: هر حسابی که حاوی پول بیزینس شماست، باید کپی‌های هر صورت حساب بانکی و دفترچه عابربانک را نگه دارید.
• Personal drawings: اگر حساب بانکی تجاری جداگانه ندارید، باید تفکیکی دقیق از هر صورت حساب بانکی داشته باشید و مشخص کنید که برداشت‌های نقدی کدام مربوط به بیزینس و کدام یک شخصی است.
• منابع مالی: سوابق دقیق حسابی که در آن پول دارید و اینکه ارز کجا واریز می‌شود و چگونه خرج می شود را نگه دارید، باید بتوانید تمام قوانین اساسی HMRC در زمینه ثبت رکورد اصلی را برآورده کنید.

در پایان، حسابداری یک علم دقیق است. برخلاف بسیاری از جنبه‌های اداره یک بیزینس، وقتی صحبت از نگهداری سوابق می‌شود، آزادی عمل زیادی وجود ندارد. برای انجام هر کاری یک راه درست و یک راه غلط وجود دارد، بنابراین باید با دقت قدم بردارید.

تا زمانی که قانون را می‌شناسید، از ابزارهای تکنولوژیکی استفاده کنید و حساب شرکت تان را از وضعیت مالی شخصی خود دور نگاه می‌‌دارید، هیچ دلیلی وجود ندارد که شما قادر به برآورده کردن الزامات قانونی خود نباشید.

فقط به یاد داشته باشید: اگر شک دارید، از مشاوره حرفه ای کمک بخواهید. به هر حال، بهتر است سوالاتتان را بپرسید تا اینکه بعدا جریمه سنگین دردناکی بپردازید.