چرا Companies House (سازمان ثبت شرکت‌ها) عضویت من را رد کرد؟

تقریباً 10٪ از برنامه‌های ثبت شرکت آنلاین و حدود نیمی از برنامه‌های ثبت پستی، در Companies House رد می‌شوند. بسیاری از دلایل رد شدن برنامه‌ها اشتباهات ساده‌ای است که می‌توان به راحتی از آنها اجتناب کرد. در ادامه این مطلب به مواردی می‌پردازیم که باید از آنها آگاه باشید.

 

نام شرکت

قانون شرکت‌ها در سال 2006 و قوانین ثانویه، قوانین و مقررات خاصی درباره نام شرکت را تعیین کرده‌اند که باید رعایت شوند. عدم انجام این کار به طور خودکار منجر به رد شدن درخواست ثبت شما در Companies House می‌شود. برخی از رایج ترین مشکلات مربوط به ثبت شرکت عبارتند از: 

 

کلمات حساس و توهین آمیز

Companies House لیستی از کلمات حساس و اصطلاحاتی که نیازمند تایید وزیر امور خارجه قبل از استفاده در ثبت شرکت و یا نام تجاری است، فراهم کرده است.

این قانون برای اینکه برخی از نام‌ها مردم را گمراه نکنند و به آنها از روش‌های زیر آسیب نرسانند تصویب شده‌اند:

• نام تجاری پیشنهاد شده شامل یک وضعیت خاص یا یک تابع خاص باشد به عنوان مثال، نام‌هایی که شامل ” British ” ، ” Institute ” یا ” Tribunal ” باشند.
• اشاره به ارتباط با دولت انگلستان، یک دولت واگذار شده، یا یک مقام دولتی داشته باشد.
• استفاده از یک کلمه که نمایانگر فعالیت منظم است.
• استفاده از کلمه‌ای که فعالیت مجرمانه را نشان می‌دهد.

هر شرکتی که می‌خواهد از یک کلمه حساس در نامش استفاده کند باید این اطلاعات را برای نام پیشنهادی در نظر بگیرد، مانند نامه یا ایمیل عدم اعتراض از سوی یک نهاد مشخص، همراه با ثبت آنها.

هر شرکتی که می‌خواهد از یک کلمه حساس در نام خود استفاده کند باید نامه یا ایمیل بدون اعتراض از یک نهاد مشخص برای پشتیبانی از نام پیشنهادی، ارائه دهد. دلایلی که ممکن است یک برنامه کاربردی در Companies House به دلیل یک کلمه “حساس” رد شود عبارتند از:

• عدم ارائه یک نامه بدون اعتراض و یا حمایت از شواهد
• کلمه حساس پنهان در یک نام (به عنوان مثال، Kingsbury Limited یا Wholesalenurse Ltd – جایی که ” king” و ” nurse” به کار رفته) و دلایل اثبات کننده / نامه عدم اعتراض در پرونده لحاظ نشده باشد.
• نامه عدم اعتراض برای استفاده از کلمه حساس دقیق نیست، به عنوان مثال، شواهد عدم اعتراض مربوط به نام دیگری است. 
• در صورت لزوم، اساسنامه شرکت تغییر نکرده تا موارد حساس نام را منعکس کند (به عنوان مثال، برای استفاده از کلمه ” association” شرکت باید یک بند برای استفاده ” one member، one-vote” و یک بند برای بخش شرکت عام المنفع (non-profit) داشته باشد.
• کلمه‌ای که در نام استفاده شده توهین آمیز باشد (به عنوان مثال نژادپرستانه یا تبعیض آمیز) یا حاکی از ارتباط جنایی است.

 

کلمه “محدود” 

تقریباً تمام شرکت‌های با مسئولیت محدود خصوصی ملزم به افزودن “Limited” یا “Ltd” (یا “Cyfyngedig” و “Cyf” برای شرکت‌های ولزی) در انتهای نام خود هستند. شركت‌ها در صورتی معاف از این قانون خواهند بود که به صورت موسسه خیریه‌ای ثبت شده باشند یا با اساسنامه‌ای كه مطابق با شرایط است محدود شوند. 

 

نام‌های “مشابه” و “خیلی شبیه” 

اگر بخواهید نام شرکتی که متعلق به شرکتی ثبت‌ شده است را در فهرست ثبت کنید، درخواست شما به طور خودکار در Companies House رد می‌شود. حتی اگر نام کمی متفاوت باشد، یا به نام شرکت دیگری “خیلی شبیه” باشد، ممکن است رد شود. برخی از کلمات مانند “the” یا “UK” “نامرئی” تلقی می‌شوند، بنابراین “The Green Hammock Company Ltd” و “Green Hammock Company UK Ltd” مشابه در نظر گرفته می‌شوند. 

با این حال، اگر شرکت ثبت شده فعلی نامه‌ای ارائه دهد که مخالفتی با ثبت شرکت شما با نام “مشابه” یا “خیلی شبیه” ندارد، از این قانون معاف می‌شوید.

 

کاراکترهای نامعتبر

فقط کاراکترهای مشخص‌شده توسط Schedule 1 the Company ، شرکت مشارکتی با مسئولیت محدود و Business (Names and Trading Disclosures) ممکن است در نام‌های شرکت مورد استفاده قرار گیرند. به عنوان مثال منع استفاده از نماد قلب.

 

مشخصات مدیران شرکت

حروف اول نام به جای نام کامل

نام کامل مدیران و دبیران شرکت، از جمله نام‌های میانی باید در برنامه استفاده شود. اگر از حروف اول (به عنوان مثال Johnny B. Goode) یا نام کوتاه شده استفاده شود، می‌تواند منجر به رد برنامه شود. 

آدرس‌ها

اگر یک آدرس تجاری (به عنوان مثال، پارک تجاری یا آدرس تجاری) به عنوان آدرس منزل مدیر شرکت ارائه شود‌، رد می‌شود. آدرس محل سکونت معمول مدیرعامل باید ارائه شود و آدرس محل اقامت مدیر شرکت نیز باید با کشور محل اقامت آنها مطابقت داشته باشد.

معافیت بخش 243

مدیرانی که نمی‌خواهند آدرس محل سکونت خود را فاش کنند (به عنوان مثال به دلیل خطر خشونت یا ایجاد رعب و وحشت) می‌توانند برای معافیت به Companies House درخواست دهند.

با این حال، بسیار مهم است که هر مدیر متقاضی معافیت بخش 243 و برای محدود کردن افشای اطلاعاتی خاص، مدارک اثبات کننده را همراه با برنامه ثبت ارائه دهد، در غیر این صورت در Companies House رد می‌شود.

سن

طبق ماده 157 قانون شرکتها در سال 2006، مدیران باید حداقل 16 سال داشته باشند.

Natural director

همه شرکتها باید حداقل یک مدیر ” Natural ” (انسانی) داشته باشند، یعنی سایر شرکتها یا دیگر نهادها نباشد. 

 

سهام شرکت

شرکت با مسئولیت محدود سهامی باید حداقل یک سهم صادر کند. در غیر این صورت، درخواست شما رد می‌شود. تمام سهام منتشر شده پس از ثبت باید کامل باشد، نمی‌توان آنها را به درصد تقسیم کرد و بین بیش از یک نفر تقسیم کرد. به عنوان مثال، اگر سه سهامدار در فرم درخواست ذکر شده باشند، شما باید حداقل یک سهام کامل برای هر سهامدار صادر کنید.

 

دفتر ثبت شده

جزئیات مربوط به آدرس دفتر ثبت شده شرکت شما باید دقیق باشد، در غیر این صورت ممکن است درخواست در  Companies Houseرد شود. خطاهای رایج عبارتند از:

• آدرس دفاتر ثبت شده‌ در حوزه قضایی متفاوتی از حوزه قضایی قید شده در برنامه، لحاظ شده باشد. (به عنوان مثال شرکت در انگلستان و ولز ثبت می‌شود، اما آدرس دفتر ثبت شده در اسکاتلند واقع شده است) 
• ارائه آدرس دفتر ثبت شده که در خارج از انگلستان واقع شده است.
• عدم تکمیل قسمت شهر / شهرستان یا ورود به کشور در قسمت شهر.

 

اختلاف بین مشخصات و اساسنامه تجویز شده

Prescribed Particulars حقوقی است که به هر طبقه از سهام تعلق می‌گیرد. این جزئیات به عنوان بخشی از اظهارنامه سرمایه مورد نیاز است که باید در برنامه تاسیس شرکت گنجانده شود. Prescribed Particulars در بخش 3 سفارشات شرکتها (سهام و سرمایه) 2009 به شرح زیر بیان شده است:

• مشخصات هرگونه حق رأی مربوط به سهام، از جمله حقوقی که فقط در شرایط خاص بوجود می‌آیند.
• مشخصات هر یک از حقوق مربوط به سهام برای مشارکت در توزیع سهام.
• مشخصات هرگونه حقوق پیوست شده به سهام، به عنوان سرمایه برای مشارکت در توزیع (از جمله در انحلال) 
• سهام باید بازخرید شود یا در صورت انتخاب شرکت یا سهامدار قابل بازخرید است.

Prescribed Particulars باید با جزئیات ارائه شده در اساسنامه شرکت مطابقت داشته باشد، در غیر این صورت ممکن است فرم درخواست در Companies House رد شود. 

در صورت عدم ارائه اطلاعات كامل یا در صورت مراجعه به سند دیگری برای درج اطلاعات حقوق سهام، به عنوان مثال، استفاده از انواع جمله‌های زیر، Companies House اظهارنامه‌های سرمایه را رد می‌كند:

• لطفاً به اساسنامه حقوق مراجعه کنید.
• حقوق مندرج در اسناد.
• حقوق سهام همانند آن‌هایی است که در حال حاضر در قانون هستند.
• قابل استفاده نیست.
• برابر و هم‌درجه (pari passu)

دلایل دیگری برای رد شدن درخواست‌ها در Companies House وجود دارد. سایر اشتباهاتی که اغلب باعث رد درخواست در Companies House می‌شود عبارتند از:

• قسمتهای خالی – اگر قسمتهای خاصی از فرم درخواست خالی مانده باشد.
• از دست دادن PSC – شرکت‌ها و LLP باید یک ثبت نام از افراد People with Significant Control (ثبت PSC) داشته باشند. کسی به عنوان Person with Significant Control (PSC) در نظر گرفته می‌شود که بیش از 25٪ سهام شرکت را داشته باشد، بیش از 25٪ از حق رأی در شرکت را داشته باشد یا حق دارند اعضاء هیئت مدیره را منصوب یا برکنار کنند. PSC ها باید هنگام تاسیس شرکت اعلام شوند.
• تکرار انتصاب – اگر کسی در فرم درخواست، دو بار خود را به همان نقش منصوب کند.

برای به حداقل رساندن خطر اشتباهاتی که می‌تواند منجر به رد شدن فرم درخواست شما در Companies House شود، قبل از ارسال، درخواست تاسیس شرکت را کاملاً بررسی کنید.