چرا باید از یک دفتر ثبت، برای تاسیس شرکت استفاده کرد؟

هرکسی که یک شرکت جدید تأسیس می‌کند باید به کادر اداری مراجعه کند تا بیزینس جدید خود را در Companies House (سازمان ثبت شرکت‌ها) ثبت کند و کار خود را شروع نماید.

کسانی که به تازگی وارد این عرصه شده‌اند نیز با تحقیق بسیار این کار را انجام خواهند داد و خوشبختانه یک دفتر ثبت می‌تواند به روند ثبت یک شرکت کمک کند. استفاده از دفتر ثبت شرکت، یک روش کارآمدتر و ساده‌تر بوده و احتمال خطاهای تشکیل پرونده را که ممکن است منجر به عدم پذیرش شوند را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، این دفاتر اغلب محصولات و خدمات مفید دیگری را، هم برای کارآفرینان جدید و هم برای بیزینس‌های حرفه‌ای  ارائه می‌دهند.

 

دفتر ثبت شرکت چیست؟

همانطور که از نام آن مشخص است، خدمات اصلی دفاتر ثبت شرکت، ثبت شرکت‌ها است. اساسا این دفاتر، ایجاد و ثبت موفقیت‌آمیز یک شرکت جدید در Companies House را پوشش می‌دهند، به طوری که یک بیزینس جدید می‌تواند روی پای خودش بایستد و کار خود را آغاز کند. علاوه بر ثبت شرکتهای با مسئولیت محدود استاندارد (به عنوان مثال شرکتهای سهامی)، معمولا این دفاتر قادر به تاسیس شرکتهای با مسئولیت محدود با ضامن (به عنوان مثال، سازمانهای غیرانتفاعی) و مشارکتی با مسئولیت محدود (LLP) هستند.

همچنین دفاتر ثبت خدمات اصلی ساده‌سازی ثبت و طیف وسیعی از محصولات و خدمات را ارائه می‌دهند که برای پاسخگویی به نیازهای شرکت‌های نوپا و بیزینس‌های جدید طراحی شده‌اند، از جمله:

• راهنمایی. یک دفتر ثبت ممکن است ساختار مناسب شرکت (به عنوان مثال شرکت با مسئولیت محدود یا LLP) را انتخاب نموده و همچنین در مورد بسته مناسب تصمیم‌گیری کرده و مشتریان را راهنمایی کند.
• اطلاعات. این دفاتر اغلب در وب‌سایت‌های خود اطلاعات فراوان رایگانی را برای کمک به کارآفرینان با طیف گسترده‌ای از سوالات ارائه داده‌اند (به عنوان مثال نحوه انتخاب نام شرکت).
• پشتیبانی دبیرخانه شرکت. این سرویس می‌تواند به حفظ ثبات‌های قانونی، تهیه و بایگانی اظهارنامه تأیید سالانه و انجام سایر امور اداری کمک کند.
• آدرس دفتر ثبت شده. ، استفاده از یک آدرس تجاری برای شرکت‌هایی که مستقر نیستند، حرفه‌ای‌تر از استفاده آدرس منزل و غیره می‌باشد.
• حساب بانکی مشاغل. دفاتر ثبت اغلب معاملات خوبی را برای شرکت‌هایی انجام می‌دهند که حساب بانکی تجاری دارند.

 

چگونه می‌توان متوجه شد که دفتر ثبت شرکت، قانونی است؟

Companies House لیستی از دفاتر ثبت شرکت را فراهم کرده که خدمات خوبی را ارائه می‌دهند (به عنوان مثال، آنها نرم افزاری با قابلیت ثبت الکترونیکی دارند) یا از خدمات ارائه دهنده شخص ثالث در این لیست استفاده می‌کنند.

توجه: شرکت‌های موجود در این لیست آزمایش شده‌اند (یا از سرویسی که آزمایش شده استفاده می‌کنند)، همه آنها سطح مختلفی از خدمات را ارائه می‌دهند، بنابراین مهم است که انتخاب عاقلانه‌ای داشته باشید (به عنوان مثال مقایسه قیمت‌ها و خدمات ارائه شده و بررسی مشتری و غیره.)

 

مزایای استفاده از دفتر ثبت شرکت چیست؟

ثبت سریع و کم‌هزینه 

یک شرکت جدید اغلب توسط یک دفتر و در یک روز کاری و در عرض چند ساعت (حدود 3 تا 6 ساعت کاری) تشکیل می‌شود. دفاتر ثبت ذکر شده سیستم‌های خود را با Companies House تنظیم و آزمایش می‌کنند، این تاخیر را به حداقل می‌رساند و کار ثبت سریع‌تر انجام می‌شود؛ از آنجا که دفاتر ثبت با حجم بالایی از ثبت‌ها سرو کار دارند، با هزینه بسیار پایین این کار را انجام می‌دهند. اگر این مقدار را با هزینه درخواست یک حسابدار برای ثبت یک شرکت مقایسه کنید که ممکن است به چند صد پوند برسد، روشن است که استفاده از یک دفتر ثبت می‌تواند برایتان به صرفه باشد و اغلب مراحل اولیه یک بیزینس منابع محدود می‌باشند.

کارایی و سادگی

تاسیس یک شرکت از طریق یک دفتر ثبت به طور کلی روند ثبت را ساده‌تر می‌کند. دلیل این امر این است که همه چیز برای ساده‌سازی فرآیند ثبت برای مشتریان مهیاست و باعث شده برنامه آنلاین بسیار کاربرپسند باشد و اصطلاحات غیر ضروری از بین رفته است. نیازی به پر کردن فرم IN01 نخواهد بود و همچنین هیچگونه فرمی لازم نیست که به Companies House ارسال شود. روند کار کاملا بدون کاغذ است و همه کارها را می‌توان بصورت آنلاین و با یک کلیک انجام داد. علاوه بر این، در صورت وجود هر گونه سوال در مورد برنامه آنلاین، دفاتر برجسته، تیمی از متخصصان ثبت شرکت دارند که می‌توانند به طور تخصصی به مشتریان، از طریق چت آنلاین یا تلفنی کمک کنند. همه این موارد کمک می‌کند تا روند کلی تا حد ممکن ساده شود و هر گونه عارضه ‌که منجر به اشتباه یا حتی عدم پذیرش برنامه‌های ثبت می‌شود، کمتر شود.

بار اول همه کارها را درست انجام دهید. دفاتر ثبت چگونه می‌توانند به اجتناب از عدم پذیرش کمک کنند. 

علاوه بر کمک به هر گونه سوال در مورد تکمیل برنامه‌های ثبت، دفاتر ثبت شرکت می‌توانند درخواست ارسالی را بررسی کنند. آنها معمولا اطلاعات ارائه شده را با دقت بررسی می‌کنند و هر آنچه را که مانع پیشرفت برنامه می‌شود (به عنوان مثال غلط املایی، بخش‌های حذف شده و خطاهای دیگر) را با Companies House تطبیق می‌دهند. این روند به بازبینی حیاتی و اطمینان از موفقیت هر برنامه کمک می‌کند و امکان عدم پذیرش به دلیل اختلافات و اشتباهات جزیی را کاهش می‌دهد. 

پس از اتمام مراحل بررسی قبل از ارسال، دفتر ثبت، برنامه را به صورت الکترونیکی به Companies House ارائه خواهد داد که منجر به ثبت سریع شده و از اطلاعات حساس محافظت می‌کند.  دفاتر پیشگام ثبت شرکت، تیمی متشکل از متخصصان در اختیار دارند تا در طی مراحل درخواست به مشتریان خود کمک ارزشمندی ارائه دهند، آنها را گام به گام راهنمایی کرده تا به نتیجه موفقیت‌آمیز برسند. همچنین می‌توانند به خود برنامه کمک کنند، در مورد ساختار مطلوب شرکت برای بیزینس‌های خاص مشاوره دهند و به سواالات مختلف مربوط به مواردی چون صدور سهام شرکت، تعیین مدیران، قوانین مربوط به نام و آدرس شرکت و غیره پاسخ ‌دهند.

پس از ثبت شرکت در Companies House، دفتر ثبت شرکت قادر به ارائه انواع خدمات مفیدی مانند کمک به تشکیل پرونده و گزارش‌دهی و حتی پشتیبانی کامل از دبیرخانه خواهند بود. معمولا هر مشتری به حساب آنلاین خود دسترسی خواهد داشت، جایی که می‌تواند جزئیات شرکت خود را مدیریت کرده و تغییرات لازم را انجام دهد.

 

ثبت انواع مختلف ساختار شرکت

معمولا انواع ساختارهای شرکت می‌تواند از طریق یک دفتر ثبت شرکت بصورت آنلاین انجام شود، از جمله:

• شرکت‌های خصوصی با مسئولیت محدود سهامی
• شرکت‌های خصوصی با مسئولیت محدود تضامنی
• مشارکتی با مسئولیت محدود (LLP) (Limited Liability Partnerships)

در حال حاضر فقط می‌توان اولین شركتهای مذكور (شركتهای خصوصی با مسئولیت محدود سهامی) را مستقیماً در Companies House به صورت آنلاین ثبت كرد.

اگرچه انواع دیگر ساختار شرکت را می‌توان به طور مستقیم در Companies House ثبت کرد، اما این موارد معمولا نیاز به استفاده از فرم‌های کاغذی و پست یا دسترسی به نرم افزارهای گران قیمت شخص ثالث دارند. علاوه بر این، شرکت‌هایی که مستقیما به صورت آنلاین ثبت نام می‌کنند نیاز به پذیرش اساسنامه استاندارد (مدل) دارند، بنابراین انعطاف‌پذیری کمتری وجود دارد. شایان ذکر است که ثبت نام پستی نه تنها هزینه بیشتری دارد، بلکه احتمال عدم پذیرش درخواست نیز به طور قابل توجهی بیشتر است. علاوه بر این، زمان ثبت بسیار طولانی تر بوده و ممکن است چندین روز کاری در مقایسه با چند ساعت طول بکشد.

از آنجا که دفاتر ثبت به برنامه ارسال الکترونیکی دسترسی دارند، آنها می‌توانند انواع ساختارهای شرکت و همچنین اساسنامه سفارشی را بدون هیچ تفاوتی در هزینه و بدون تاخیر و عدم پذیرش برنامه‌های پستی، در اختیار داشته باشند.

 

خدمات اضافی

علاوه بر خدمات اصلی این دفاتر، یک دفتر ثبت شرکت با سابقه قادر به ارائه انواع خدمات تجاری ارزشمند به مشتریان خود، اغلب با کمی هزینه اضافی است که عبارتند از:

• خدمات آدرس. مدیران شرکت و دیگر اعضا برای هر نامه نگاری رسمی نیاز به ارائه آدرس خدمات دارند. آدرس دفتر ثبت شده برای ثبت شرکت‌ها و همچنین اهداف دیگر مورد نیاز است. اگرچه می‌توان از آدرس منزل استفاده کرد، بسیاری از مشاغلی که فاقد دفتر فیزیکی هستند ترجیح می‌دهند از خدمات آدرس ارائه شده توسط یک دفتر ثبت استفاده کنند.
• خدمات دبیرخانه شرکت. برخی دفاتر پشتیبانی کامل دبیرخانه ارائه می‌دهند که به صاحبان مشاغل کمک می‌کنند تغییرات مختلفی را در شرکت خود ایجاد کنند و می‌توانند اظهارنامه‌های تأیید سالانه و غیره را تهیه و تنظیم کنند. با این کار تمام جنبه‌های دبیرخانه بیزینس بصورت حرفه‌ای و بدون پرداخت هزینه به منشی شرکت، مدیریت شوند.
• خدمات تلفنی مشاغل. بیزینس‌های کوچک خانگی می‌توانند به جای ارائه یک شماره تلفن همراه یا شماره منزل به مشتریان، از یک شماره تلفن منحصر به فرد در لندن یا منطقه‌ای استفاده کنند که همراه با خدمات پاسخگویی تماس است.
• اظهارنامه تایید. همه شرکت‌ها به طور قانونی موظفند هر سال یک اظهارنامه تأیید (که قبلا به عنوان بازده سالانه شناخته می‌شد) به Companies House ارائه دهند. اظهارنامه تایید اساسا جزئیات مربوط به یک شرکت (مانند آدرس اخیر، مدیران فعلی و غیره) را مشخص می‌کند تا Companies House تمام اطلاعات اخیر را داشته باشند. خدمات بایگانی اظهارنامه تایید به حفظ شرایط قانونی شرکت‌ها کمک می‌کند.
• مسائل مربوط به سهام. موضوع سهام فرآیندی است که طی آن شرکت‌ها سهام جدیدی برای انتقال به سهامداران جدید (یا موجود) فراهم می‌کنند. برخی از دفاتر ثبت قادر به ارائه خدمات سهام نیز هستند.