آیا به منشی شرکت نیاز دارم؟

شرکتهای خصوصی با مسئولیت محدود دیگر ملزم به تعیین منشی شرکت نیستند، مگر اینکه در مفاد اساسنامه خلاف آن قید شده باشد. اساسنامه شرکتهای خصوصی که قبل از 6 آوریل 2008 ثبت شده اند دارای چنین مقرراتی هستند. با این حال، اعضا (سهامداران/ضامن) می توانند آن را در هر زمان با تصویب قطعنامه ویژه حذف کنند.

اگر این بند را از اساسنامه خود حذف نکنید، از نظر قانونی لازم است برای شرکت منشی استخدام کنید. شرکت هایی که در اساسنامه خود چنین مقرراتی ندارند می توانند انتخاب کنند که منشی های شرکت را در هر زمان در طول و پس از تأسیس شرکت منصوب یا برکنار کنند.

 

چرا باید منشی شرکت تعیین کنم؟

منشی های شرکت معمولا برای کاهش حجم کار و مسئولیت مدیران و کمک به انجام وظایف قانونی آنها منصوب می شوند. وظایف خاص منشی در شرکت های مختلف متفاوت است، اما این نقش معمولا شامل موارد زیر می‌شود:

• امور بایگانی
• گزارش تغییرات به Companies House و HMRC
• نظارت بر امور مالی و بایگانی سوابق حسابداری
• تهیه حسابهای سالانه و اظهارنامه مالیاتی
• تهیه و تنظیم بیانیه تأییدیه سالانه
• مدیریت امور مالیاتی شرکت، مالیات بر ارزش افزوده و ثبت نام و الزامات
• حفظ لوازم التحریر تجاری
• تنظیم جلسات مدیران و سهامداران
• اطلاع‌رسانی جلسات به طرفهای مربوط
• ترتیب، توزیع و ذخیره صورتجلسه جلسات
• حفظ سوابق قانونی، از جمله ثبت جدید PSC و قرار دادن آنها برای بازرسی
• صدور گواهی سهام
• ارائه نسخه های قطعنامه در Companies House
• امضای اسناد از طرف یک مدیر
• تهیه گزارشات مدیر و حسابرس

 

چه کسی می تواند و نمی تواند منشی شرکت باشد؟

منشی شرکت می تواند:

• یک فرد باشد.
• یک شرکت با مسئولیت محدود دیگر باشد.
• یک منشی معتبر حرفه ای باشد.
• حسابدار یا وکیل شرکت باشد.
• یک شرکت خدمات اداری باشد.
• مدیر، سهامدار یا ضامن باشد.

با این حال، مسئولیت منشی شرکت نمی تواند بر عهده افراد زیر 16 سال، ورشکسته بدون حساب، حسابرس شرکت یا مدیر اخراج شده باشد.

اگرچه منشی شرکت وظایف خاصی را بر عهده دارد، در نهایت مدیران مسئول اطمینان از انجام تعهدات قانونی شرکت هستند.

 

نحوه تعیین منشی شرکت

شما می توانید منشی را در طول فرایند تشکیل شرکت یا در هر زمانی به صورت آنلاین تعیین کنید. به همین ترتیب، هر زمانی می توانید منشی را به صورت آنلاین برکنار کنید. در صورت انتصاب یا برکناری منشی، باید فورا به Companies House اطلاع دهید. سپس پرونده عمومی مطابق آن به روز می شود. دایرکتوری همچنین باید ثبت قانونی منشی شرکت که معمولا در آدرس دفتر ثبت شده نگهداری می شود را به روز کند.

 

تعیین منشی “انسانی”

Companies House برای تعیین منشی انسانی به اطلاعات زیر نیاز دارد:

• نام شرکت و شماره ثبت.
• تاریخ ملاقات.
• نام کامل منشی.
• آدرس خدمات (مسکونی یا غیر مسکونی) اکثر دبیران به سادگی آدرس دفتر ثبت شده را به عنوان آدرس تماس خود معرفی می کنند.
• رضایت به عمل – شرکت باید با علامت زدن کادر “بیانیه رضایت” در فرم انتصاب، رضایت شخص را برای انجام وظایف منشی شرکت تأیید کند.

 

تعیین منشی حقوقی شرکت

Companies House برای انتصاب منشی شرکتی به اطلاعات زیر نیاز دارد:

• نام شرکت و شماره ثبت
• تاریخ ملاقات
• نام، آدرس، شماره ثبت و محل ثبت منشی شرکت
• رضایت به عمل – شرکت باید با علامت زدن کادر “بیانیه رضایت” در فرم، رضایت شرکت را برای انجام وظیفه منشی تأیید کند.
• اگر واحد تجاری خارج از منطقه اقتصادی اروپا مستقر است، باید اطلاعاتی در مورد شکل قانونی، قوانین حاکم و محل ثبت آن ارائه دهید.