آیا می‌توانم از امضای الکترونیکی برای امضای اسناد شرکت استفاده کنم؟

چندین سال است که امضاهای الکترونیکی به وجود آمده‌اند و برای انواع مختلفی از اسناد به کار می‌روند که قبلا به امضای کتبی احتیاج داشتند. اما آیا برای پردازش کلیه اسناد شرکت‌ها می‌توان به امضای الکترونیکی اعتماد کرد؟ در ادامه برخی از قوانین و اقدامات مربوط به امضای اسناد شرکت به صورت الکترونیکی را بررسی خواهیم کرد.

 

امضای الکترونیکی چیست؟

به لحاظ تاریخی، اکثر اسناد از لحاظ قانونی به امضاهای کتبی به عنوان مدرکی برای قبول شرایط قرارداد، مجوز برای یک معامله یا اثبات نیت برای انجام یک عمل، تکیه کرده‌اند. با این حال، در سال‌های اخیر امضای الکترونیکی به طور فزاینده‌ای در انواع معاملات تجاری و مصرف کننده محبوب شده است.

شاید رایج‌ترین شکل امضای الکترونیکی روش  click-wrap” باشد که معمولا برای پذیرفتن شرایط و ضوابط استفاده از یک سرویس آنلاین، نصب نرم افزار، خرید کالا بصورت آنلاین، ارائه مجوز برای کوکی‌ها و غیره استفاده می‌شود. به این ترتیب “امضا” فقط کلیک کردن در کادر پذیرش یک فرم است.

قراردادهای B۲B و قراردادهای خصوصی رسمی (به عنوان مثال قراردادهای اجاره) به طور معمول به دنبال شکل صریح‌تر امضای الکترونیکی هستند و یا اسکنی از یک امضای کتبی که با استفاده از یک پلت فرم امضا الکترونیکی در فرآیند تشکیل قرارداد ادغام می‌شود.

امضای الکترونیکی پیچیده‌تر، شامل استفاده از فناوری دفتر توزیع شده (معروف به بلاکچین) و قراردادهای هوشمند است. اگرچه این یک حوزه در حال توسعه است، دولت انگلستان در حال حاضر به دنبال استفاده‌های بالقوه از بلاکچین در امضای توافق‌نامه‌ها در بازار املاک است.

 

امضای الکترونیکی چگونه تعریف می‌شود؟

در The Law Society توضیحاتی آمده که  امضاهای الکترونیکی می‌توانند انواع مختلفی داشته باشند، از جمله:

1. شخصی که نام خود را در یک قرارداد یا ایمیل وارد می‌کند که حاوی شرایط قرارداد است.
2. شخصی که بصورت الکترونیکی امضای خود را (به عنوان مثال به صورت تصویر) در نسخه الکترونیکی (یعنی نسخه غیرچاپی) قرارداد در محل مناسب (به عنوان مثال در کنار کادر امضای طرف مربوطه) بارگذاری ‌کند.
3. شخصی که از طریق یک بستر امضای الکترونیکی مبتنی بر وب به یک قرارداد دسترسی پیدا می‌کند و با کلیک بر روی نام خود در یک سند تایپ شده یا دست‌نویس به طور خودکار در مکان مناسب قرارداد وارد می‌شود (به عنوان مثال در کنار کادر امضای طرف مربوطه)
4. شخصی که از انگشت، قلم نوری و صفحه لمسی برای نوشتن نام خود به صورت الکترونیکی در مکان مناسب (به عنوان مثال در کنار کادر امضای طرف مربوطه) در قرارداد استفاده کند.

البته دادگاه‌ها موارد زیر را به منزله امضای معتبر در نظر گرفته‌اند که عبارتند از:

1. نامی که در پایین ایمیل تایپ شده است.
2. با کلیک بر روی علامت ” I accept” در یک وب سایت.
3. عنوان یک پیام SWIFT. 

بنابراین تعریف قانونی امضا مفهومی نسبتا گسترده دارد. 

 

پلتفرم امضای الکترونیکی چیست؟

سیستم عامل‌های امضای الکترونیکی اساسا خدمات آنلاین هستند که به اطمینان از صحت و درستی امضاهای الکترونیکی کمک می‌کنند. آنها اغلب برای تأیید هویت هر یک از امضا کنندگان و جلوگیری از استفاده غیرمجاز از امضاها و همچنین برای رد ممیزی (audit trail) اقدامات لازم را انجام می‌دهند.

این ابزارها را می‌توان به طور کلی با قراردادها و اسناد دیجیتال یکپارچه کرد و معاملات و قراردادهای آنلاین یکپارچه را امکان پذیر ساخت. انواع شرکت‌های پلتفرم امضا الکترونیکی را می‌توان با یک جستجوی ساده گوگل پیدا کرد و DocuSign و Adobe نمونه‌ای از‌ شرکت‌های معتبر هستند.

 

قانون امضاهای الکترونیکی چیست؟

قانون اساسی در انگلستان در مورد امضاهای الکترونیکی و بخش 7 قانون ارتباطات الکترونیکی 2000 است که اساساً بیان می‌کند امضاهای الکترونیکی به عنوان مدرک در مراحل قانونی قابل قبول هستند:

“در هر دادرسی قانونی … یک امضای الکترونیکی که به طور منطقی با یک ارتباط الکترونیکی خاص یا داده‌های الکترونیکی خاص ارتباط دارد… در مورد صحت ارتباطات یا داده‌ها و یا در مورد یکپارچگی ارتباطات یا داده‌ها به عنوان مدرک قابل قبول هستند.”

این امر براساس دستورالعمل 1999/93 / EC در مورد چارچوبی برای امضاهای الکترونیکی (معروف به دستورالعمل امضای الکترونیکی) بود.

اتحادیه اروپا قانون جدید را تحت مقررات (EU) شماره 910/2014 در زمینه شناسایی الکترونیکی و خدمات اعتماد برای معاملات الکترونیکی در بازار داخلی (که به عنوان مقررات eIDAS شناخته می‌شود) به روز کرد. این امر توسط قوانین شناسایی و اعتماد الکترونیکی مقررات معاملات الکترونیکی در سال 2016 در قانون انگلستان اجرا شد.

مقررات eIDAS گذشته از ارائه یک چارچوب فرامرزی در اتحادیه اروپا، امضاهای الکترونیکی را به سه نوع تقسیم کرده است: 

• امضای الکترونیک.  به این معنا که داده‌ها به صورت الکترونیکی متصل و یا به شکلی منطقی با دیگر داده‌ها در فرم الکترونیک ارتباط دارند و از آن به عنوان امضا استفاده می‌شود. این شامل امضاهای اسکن شده و اعلامیه‌های tick-box (مثلاً مواردی که در قرارداد  click-wrap استفاده می‌شود) است.
• امضای الکترونیکی پیشرفته. به معنای امضای الکترونیکی است که (a) منحصر فرد امضا کننده است. (b) قادر به شناسایی امضا کننده است. (c) از داده‌های ایجاد امضای الکترونیکی ایجاده شده و امضا‌کننده می‌تواند با اطمینان بالا و تحت کنترل خود از آن استفاده کند. (d) داده‌هایی که امضا به گونه‌ای با آن مرتبط است و هرگونه تغییر بعدی در داده‌ها قابل تشخیص است. این امر اساسا از فن‌آوری رمزنگاری برای اثبات اصالت امضا‌کننده و اجتناب از دستکاری / سو استفاده استفاده می‌کند.
• امضای الکترونیکی واجد شرایط. یک امضای الکترونیکی پیشرفته که با یک دستگاه تشخیص الکترونیکی واجد شرایط ایجاد می‌شود و براساس یک گواهی‌نامه معتبر برای امضاهای الکترونیک است.

این سه نوع امضای الکترونیکی بیش‌ترین امنیت را دارند که باید با یک گواهی‌نامه صادر شده توسط یک “ارایه‌دهنده خدمات معتبر” پشتیبانی شده و توسط یک کشور عضو اتحادیه اروپا تایید ‌شود. این امضا‌ها در اتحادیه اروپا معادل قانونی برای امضای کتبی یا جوهری است.

 

آیا می‌توانم اسناد شرکت را به صورت الکترونیکی امضا کنم؟

اکثر اسناد حقوقی – از جمله اسناد شرکت – اکنون می‌توانند به صورت الکترونیکی امضا شوند. دو استثنا اصلی در قانون وصیت نامه‌ها و اسناد املاکی وجود دارد که لازم است در ثبت احوال ثبت شود.

اکثر اسناد شرکت‌ها را می‌توان به صورت الکترونیکی امضا کرد، از جمله صورت‌جلسات هیئت مدیره و مصوبات سهامداران. اما برای اسنادی که حق تمبر در یک سند قابل پرداخت است مانند فرم‌های انتقال سهام، هنوز امضای کتبی مورد نیاز است. همچنین برای اجرای کارهای شرکت ممکن است نیاز به انجام اقداماتی برای مشاهده امضاها باشد.

طبق اساسنامه یا توافق سهامداران یک شرکت ممکن است از امضاهای الکترونیکی استفاده نکنند، بنابراین در صورت لزوم این اسناد باید بررسی و آپدیت شوند.

بخش 2.65 گزارش کمیسیون قانون در مورد اجرای الکترونیکی اسناد خاطر نشان می‌کند اسنادی که باید در ثبت شرکت ثبت شوند می‌توانند از امضای الکترونیکی استفاده کنند:

“یک سرویس بایگانی بصورت آنلاین که به شما اجازه می‌دهد اکثر فرم‌ها، اعلان‌ها و بیانیه‌ها هر دو به صورت الکترونیکی امضا شده را به Companies House (سازمان ثبت شرکت‌ها) تحویل دهید. 

 

آیا باید از پلتفرم امضای الکترونیکی برای اسناد شرکت استفاده کنم؟

در مورد اسناد شرکتی نیازی به استفاده از نرم افزار ویژه امضای الکترونیکی نیست. با این حال، بسیاری از سیستم‌عامل‌ها الزامات “امضاهای پیشرفته” را تامین می‌کنند، این بدان معنی است که آنها کمک می‌کنند تا امضای الکترونیکی معتبر باشند و جعلی / هک نباشند. 

علاوه بر این، آنها به طور کلی برخی از ممیزی‌ها را ثبت می‌کنند، مانند ضبط آدرس IP دستگاهی که برای امضای سند استفاده شده است. بدین ترتیب، در صورت بروز اختلاف در دادگاه، استفاده از بستر امضای الکترونیکی مدارک اثبات بیشتری را برای اعتبار امضای الکترونیکی فراهم می‌کند.

 

آیا می‌توان اسناد شرکت را به صورت الکترونیکی امضا کرد؟

طبق قانون شرکت‌ها سال ۲۰۰۶، مستلزم آن است که کارهای شرکت توسط:

• دو مدیر 
• یک مدیر و دبیر ومنشی شرکت
• یک مدیر که باید سند را در حضور شاهد که امضای مدیر را تأیید می‌کند، امضا کند. 

در مورد (1) و (2) این امکان وجود دارد که مدیران شرکت اسناد را در نسخه رونوشت امضا کنند (یعنی هر دو می‌توانند به صورت الکترونیکی نسخه‌ای از همان سند را امضا کنند).

اما در مورد (۳) که در آن یک شاهد مورد نیاز است، این دیدگاه کمیسیون قانون است که تحت قانون فعلی یک سند باید “در حضور یک شاهد امضا شود و نیاز به حضور فیزیکی آن شاهد دارد. این حتی در مواردی است که هم شخص مجری سند و هم شاهد با استفاده از امضای الکترونیکی سند را اجرا یا تصدیق می‌کنند. “

یکی از توصیه‌های آنها این است که یک “گروه کاری صنعتی” باید راهکارهایی برای موانع عملی و فنی شاهد امضای امضاهای الکترونیک بر روی اسناد و مدارک الکترونیکی را در نظر بگیرد. پس از گروه کاری صنعتی، دولت باید اصلاحات قانون گذاری را برای اجازه دادن به نمایش ویدئویی در نظر بگیرد.

ظهور بیماری پاندمیک کرونا، موضوع مشاهده فیزیکی امضاها را به کانون توجهات کشانده و بر این اساس انجمن حقوقی به روزرسانی درباره راهنمایی‌های قبلی خود را ارائه داده است.

 

آپدیت کووید19

جامعه حقوقی تصدیق کرده‌ است که تغییر شکل شاهد امضا که نیاز به حضور فیزیکی ندارد ممکن است مورد نیاز باشد: 

“ترجیح The Law Society این است که بهترین روش، حضور فیزیکی شاهد در هنگام امضای امضاکننده به جای یک رسانه تلویزیونی زنده است.

با این حال، پذیرفته شده است که با وجود محدودیت‌های بهداشت عمومی کووید19، پیروی از چنین روشی بهترین روش ممکن نخواهد بود و بنابراین لازم است که عمل را متناسب با شرایط فعلی تغییر دهید. “

اگرچه هنوز هیچ تأییدیه‌ای برای مشاهده امضاها توسط کنفرانس ویدیویی داده نشده است، اما ممکن است به زودی بهترین روش‌های عملی جدید ظاهر شوند.