چگونه اطلاعات سهامداران را در اداره ثبت شرکت‌ها (Companies House) بروزرسانی کنیم؟

یکی از مسئولیت‌های مدیران، بروزرسانی اطلاعات سهامداران در Companies House بدنبال هرگونه تغییر در جزئیات پس از تاسیس شرکت می‌باشد. این اطلاعات در سوابق عمومی شرکت نمایش داده می‌شوند، بنابراین باید دقیق و بروز باشند تا با مقررات افشای اطلاعات مندرج در قانون شرکت‌ها (Companies Act) مصوب سال 2006 مطابقت داشته باشند.

Companies House اسامی و سهام کلیه اعضای شرکت (سهامداران) را در پرونده عمومی نمایش می‌دهد. ارائه یک آدرس ارتباطی (آدرس مکاتبه‌ای) توسط اولین سهامداران که به عنوان “مشترکین” نیز شناخته می‌شوند، الزامی است. اما سهامدارانی که پس از تاسیس، به یک شرکت می‌پیوندند، نیازی به ارائه جزئیات آدرس ندارند.

 

چگونه اطلاعات سهامداران را بروزرسانی کنیم؟

اگر بعد از تاسیس شرکت، جزئیات اطلاعات سهامداران تغییر کند یا سهامدار جدیدی به شرکت اضافه شود، باید این اطلاعات را هنگام ارائه بیانیه تأیید (Confirmation Statement) سالانه بعدی خود (که قبلا به عنوان “بازده سالانه” شناخته می‌شد)، به Companies House گزارش دهید.

قبل از مهلت تشکیل پرونده نیازی به ارائه Confirmation Statement نیست مگر اینکه بخواهید بلافاصله اطلاعات سهامداران را بروزرسانی کنید. با این حال، بهترین کار آنست که در اسرع وقت تغییرات را به Companies House گزارش دهید.

 

در صورت تغییر آدرس سهامداران، آیا لازم است که به Companies House اطلاع دهیم؟

در صورت تغییر آدرس ارتباطی سهامداران، نیازی نیست به Companies House اطلاع داده شود، مگر اینکه آن سهامدار از مشترکین و یا شخصی با کنترل قابل توجه (PSC) باشد.

 

آیا لازم است عضویت یا خروج سهامداری از شرکت را به Companies House اطلاع دهیم؟

اگر سهامداری تصمیم به خروج از شرکت گرفت یا فوت کرد، باید موضوع را در Confirmation Statement سالانه بعدی به Companies House اطلاع دهید. لازم است تاریخ لغو عضویت سهامدار مذکور را مشخص کرده و همچنین باید در همان Confirmation Statement فروش (انتقال) سهام او را گزارش دهید.

اگر سهامدار جدیدی پس از تاسیس به یک شرکت بپیوندد، باید در Confirmation Statement سالانه بعدی موضوع را به Companies House اطلاع دهید. اگر تصمیم به انتقال سهام از یک عضو موجود به یک سهامدار جدید دارید، این اطلاعات نیز باید در Confirmation Statement گزارش شوند. البته، اگر برای عضو جدیدی سهام جدید صادر می‌کنید باید ظرف مدت یکماه از زمان صدور سهم، “اظهاریه تخصیص سهام” را در Companies House ثبت کنید.

 

در صورت فوت یکی از سهامداران چه اتفاقی می‌افتد؟

سهم یک سهامدار فوت شده بخشی از دارایی وی می‌باشد و وصی اموال متوفی تعیین می‌کند که چه اتفاقی برای سهم او می‌افتد. با وجود اینکه غالبا سهام متوفی به اعضای خانواده‌اش واگذار می‌شود، اما اساسنامه شرکت و توافق نامه سهامداران ممکن است موجب برخی محدودیت‌ها در انتقال سهام شوند.

شرکت‌هایی که دارای سهامداران متعدد هستند به طور معمول در اساسنامه و توافق نامه سهامداران حق تقدم را در نظر می‌گیرند که شرط می‌کند ابتدا اعضای باقیمانده، سهام عضو متوفی را خریداری کنند. این نوع محدودیت در به حداقل رساندن اختلال، محافظت از حقوق اعضا و اطمینان از ادامه فعالیت بیزینس به شیوه همیشگی کمک می کند.

اعضای خانواده سهامدار متوفی در صورت عدم آشنایی با امور شرکت، ممکن است مهارت و دانش لازم را برای تصمیم‌گیری‌های مهم تجاری نداشته باشند. بنابراین، تاثیر و قدرت تصمیم‌گیری آنها برای آینده شرکت مضر می‌باشد. این مسأله نمایش دهنده اهمیت توافقات بین سهامداران است.

برای محافظت از منافع خانواده و شرکت خود، عاقلانه است که از قبل برای چنین مواردی برنامه‌ریزی کنید تا نتیجه‌ای عادلانه و پر سود برای همه طرف‌های درگیر حاصل شود.