دفتر ثبت شده چیست؟

دفتر ثبت شده آدرس تماس رسمی شرکت با مسئولیت محدود یا مشارکتی با مسئولیت محدود (LLP) است. این آدرس که به صورت آنلاین در دسترس عموم قرار می گیرد، نامه های قانونی، اعلانات و سایر ارتباطات را از ارگانهای دولتی مانند Companies House و HMRC دریافت می کند.

لطفا توجه داشته باشید: در ادامه این مقاله، “شرکت” و “شرکت با مسئولیت محدود” به شرکتهای با مسئولیت محدود و LLP اشاره می‌کنند.

آدرس دفتر ثبت شده باید در طول فرآیند ثبت به Companies House ارائه شده و در طول عمر شرکت حفظ شود. اگر معیارهای زیر را داشته باشد می توانید از هر نوع نشانی، مسکونی یا تجاری (به عنوان مثال، غیر مسکونی) استفاده کنید:

• آدرس پستی کامل و فیزیکی ارائه شود (از شماره صندوق پستی نمی توان استفاده کرد).
• در کشور تأسیس شرکت یعنی England & Wales، فقط Wales ،Scotland یا Northern Ireland واقع شده باشد.
• صاحب آدرس مجوز استفاده از آن را برای این منظور داشته باشد.

 

منظور از دفتر ثبت شده چیست؟

کاربردهای اصلی آدرس عبارتند از:

• دریافت نامه رسمی دولت، اعلامیه ها و سایر ارتباطات از آژانس های انگلستان مانند Companies House و HMRC.
• حفظ سوابق و ثبت رسمی شرکت.
• در دسترس قرار دادن سوابق قانونی برای بازرسی عمومی.

Companies House جزئیات آدرس رسمی همه شرکت ها را در پرونده عمومی قرار می دهد. این اطلاعات به طور نامحدود در پرونده عمومی شرکت ها باقی می مانند. شرکت های تجاری نیز این اطلاعات آدرس را به زودی پس از ادغام به HMRC ارائه می دهند.

 

انتخاب آدرس دفتر ثبت شده

در مورد انتخاب دفتر ثبت شده محدودیت های بسیار کمی وجود دارد. می توانید از آدرس منزل، آدرس حسابدار یا وکیل خود، خدمات ارائه شده توسط نماینده ثبت شرکت یا هر آدرس پستی دیگر واقع در همان قسمت انگلستان که شرکت شما در آن مستقر است، استفاده کنید. هیچ الزام قانونی برای بازدید یا کار از دفتر ثبت شده شما وجود ندارد، می توان از آن فقط به عنوان آدرس تماس رسمی استفاده کرد.

هنگام انتخاب یک دفتر ثبت شده، یکی از مهمترین عواملی که باید در نظر بگیرید این است که آیا می خواهید آدرس منزل شما به صورت خصوصی باقی بماند یا خیر.

اگر از آدرس مسکونی استفاده می کنید، در پرونده عمومی نمایش داده می شود. متأسفانه ممکن است انواع نامه ها، از جمله نامه های ناخواسته (که به عنوان پست مستقیم، نامه های بازاریابی یا نامه های ناخواسته نیز شناخته می شوند)، نامه های کلاهبرداری و ارتباطات مخاطبین تجاری عمومی مانند مشتریان، تامین کنندگان و وام دهندگان را دریافت کنید.

نکته دیگر که از اهمیت بیشتری برخوردار است، تصور یک دفتر ثبت شده مسکونی است. صرف نظر از جایی که زندگی می کنید، استفاده از آدرس منزل به سادگی میزان حرفه ای بودن شرکت، اعتبار و صداقت آن را زیر سئوال می برد. با توجه به صنعت و مخاطبان موردنظر شما، انتخاب آدرس می تواند تأثیر قابل توجهی بر نحوه تصور ذهنی از شرکت شما داشته باشد.

 

تغییر آدرس دفتر ثبت شده

از نظر قانونی شما ملزم هستید که دفتر ثبت شده خود را در همان حوزه قضایی انگلستان تا آخر عمر شرکت حفظ کنید، می توانید هر زمان که بخواهید دفتر ثبت شده خود را تغییر دهید. فقط به خاطر داشته باشید که آدرس جدید باید در همان قسمت انگلستان باشد و معیارهای یکسانی را برآورده کند.

همچنین باید در اسرع وقت تغییر دفتر ثبت شده را به Companies House اطلاع دهید. آدرس جدید شما تا زمانی که در پایگاه داده اداره پست تأیید نشود و در ثبت عمومی Companies House آپدیت نشود، بی‌مصرف خواهد بود.

ممکن است بتوانید تا 14 روز پس از ثبت آدرس جدید، از آدرس قدیمی خود در لوازم التحریر شرکت خود استفاده کنید. پس از این مدت، باید لوازم التحریر و وب سایت تجاری خود را مطابق آن به روز کنید. علاوه بر این، لازم به ذکر است که اسناد همچنان می توانند به مدت 14 روز پس از اطلاع در Companies House به آدرس معتبر ارائه شوند.

 

آیا می توانم دفتر ثبت شده خود را به استان دیگری در انگلستان یا خارج از کشور منتقل کنم؟

خیر، شما نمی توانید یک دفتر ثبت شده را به کشور دیگری منتقل کنید. باید تا پایان عمر شرکت شما در همان حوزه قضایی انگلستان باقی بماند:

• اگر شرکتتان را در Companies House انگلستان یا ولز ثبت می کنید، آدرس باید در انگلستان یا ولز باشد.
• اگر در Companies House اسکاتلند ثبت می کنید، آدرس باید در اسکاتلند باشد.
• در صورت ثبت در Companies House ایرلند شمالی، آدرس باید در شمال ایرلند واقع شده باشد.

یک استثناء کوچک در این قانون وجود دارد. شرکتهایی که در حوزه قضایی “انگلستان و ولز” ثبت شده اند، می توانند از آدرسهای هر دو کشور استفاده کنند و هر زمان که بخواهند بین این دو جایگزین شوند.

با این حال، شرکت های “ولزی” باید یک دفتر ثبت شده در ولز داشته باشند. یک شرکت ولزی شرکتی است که در تفاهم‌نامه و اساسنامه خود به صراحت اعلام کرده که دفتر ثبت شده باید به جای England & Wales در Wales واقع شود.

این قاعده ممکن است بیش از حد محدود کننده به نظر برسد، به این دلیل که قوانین و دادگاه های مختلف بر هر یک از این حوزه های قضایی انگلستان حاکم است. هرگونه دعوی قضایی که به بیزینس شما مربوط است باید به دادگاه مربوطه مراجعه کند.

هیچ قانونی وجود ندارد که شما را از ایجاد آدرس تجاری یا افتتاح شعب شرکت در نقاط مختلف انگلستان یا خارج از کشور منع کند. فقط باید مطمئن شوید که دفتر ثبت شده شما صلاحیت تأسیس را داراست.