گزارش تغییرات به اداره ثبت شرکتها (Companies House)

گزارش تغییرات به Companies House یکی از وظایفی است که شما به عنوان مدیر یا منشی شرکت بر عهده دارید. در شرایط خاص، ممکن است مجبور شوید تغییرات در بیزینس خود را به HMRC اطلاع دهید. عدم رعایت این الزامات قانونی می تواند عواقب وخیمی برای شما و شرکتتان داشته باشد، بنابراین مهم است که زمانی را به کنترل مسئولیت های خود در این زمینه اختصاص دهید.

 

چرا شرکت ها باید تغییرات خود را گزارش دهند؟

شرکتهای با مسئولیت محدود (و LLP) باید در ازای مسئولیت محدودشان جزئیات خاصی را به Companies House (اداره ثبت شرکتهای انگلستان) اطلاع دهند. سپس اکثر این داده های شرکتی در اداره ثبت برای عموم مردم در دسترس قرار می گیرند.

هدف از این قوانین سختگیرانه برای منتشر کردن داده ها، افزایش اطمینان و صحت اطلاعاتی است که به ثبت رسیده اند. در نتیجه این قوانین، استانداردهای بالای رفتار شرکتی انگلستان است که در سراسر جهان مشهور شده است.

ایجاد فرهنگ باز بودن و شفافیت در نهایت باعث بهبود حاکمیت شرکتی و پاسخگویی می شود. در نتیجه، این امر موجب اطمینان بیشتر از یکپارچگی ثبت شرکت ها می شود، اعتماد به محیط تجاری انگلستان افزایش می یابد و باعث رشد اقتصادی و اشتغال نیز می شود.

 

چه تغییراتی را باید گزارش دهم؟

برخی از رایج ترین تغییراتی که باید به Companies House گزارش دهید عبارتند از:

• تغییر نام شرکت
• تغییر آدرس ثبت شده دفتر
• استفاده از آدرس واحد بازرسی جایگزین (SAIL)
• جابجایی سوابق قانونی شرکت
• انتصاب و عزل مدیران
• تعیین و عزل منشی های شرکت
• تغییر جزئیات مدیران و منشیان شرکت
• تغییر در ثبت افراد دارای کنترل قابل توجه (PSC)
• تغییر در ساختار شرکت
• تخصیص سهام جدید
• واگذاری سهام
• تغییر تاریخ مرجع حسابداری (ARD)
• تعیین حسابرس
• تغییر در اساسنامه
• تغییر هزینه های مربوط به شرکت

اکثر این تغییرات شامل هزینه تشکیل پرونده نمی شوند، اما در صورت درخواست تغییر نام شرکت، Companies House هزینه ای معادل 8.00 پوند (بایگانی آنلاین) یا 10.00 پوند (بایگانی کاغذی) دریافت می شود.

 

تغییر نام شرکت

اگر می خواهید نام ثبت شده شرکت خود را تغییر دهید، اولین قدم، بررسی اساسنامه است تا مشخص شود آیا این تغییر با مصوبه ویژه اعضاء (سهامداران یا ضامنین) مجاز است یا اینکه مدیران باید نام جدید را تصویب کنند.

سپس باید موارد زیر را در Companies House ثبت کنید:

• فرم NM01 (اگر تغییر توسط اعضا مجاز شده باشد)، یک نسخه از مصوبه اعضا و هزینه مورد نیاز
• فرم NM04 (در صورتی که تغییر توسط مدیران مجاز شده باشد)، به همراه هزینه مورد نیاز

نام جدید تا زمانی که در Companies House ثبت و تأیید نشود، اعمال نخواهد شد و برای تأیید، گواهی مشارکت در تغییر نام برای شما صادر می شود. همچنین باید به یاد داشته باشید که در صورت تغییر نام شرکت، بانک و سایر اشخاص ثالث را مطلع کنید.

 

تغییر آدرس ثبت شده دفتر

شما می توانید مادامی که درحوزه قضایی انگلستان (انگلستان، ولز، اسکاتلند یا ایرلند شمالی) هستید، آدرس ثبت شده دفتر شرکت خود را در Companies House تغییر دهید. بنابراین لازم است بلافاصله توسط فرم AD01 به Companies House اطلاع دهید تا اطمینان حاصل شود که تمام نامه های قانونی به آدرس جدید تحویل داده می شوند. توسط Companies House به HMRC اطلاع داده می شود، بنابراین لازم نیست خودتان با آنها تماس بگیرید مگر اینکه اطلاعات تماس برای تنظیم پرداخت گروهی (Group Payment Arrangement) را نیز تغییر دهید.

 

تغییر در اساسنامه شرکت

اگر می خواهید اساسنامه شرکت خود را تغییر دهید، باید مصوبه ویژه ای توسط سهامداران یا ضامنین شرکت تصویب شود. یک نسخه از کل سند با تغییر انجام شده در آن، باید ظرف 15 روز پس از تاریخ تصویب به Companies House ارسال شود. یک نسخه از مصوبه اعضاء برای تغییر اساسنامه نیز باید همزمان ارسال شود.

 

انتشار (تخصیص) سهام جدید

اگر سهام بیشتری در شرکت خود صادر کردید، باید در مدت یک ماه به Companies House اطلاع دهید. در این زمان نیازی نیست اطلاعات سهامداران بروزرسانی شود – می توانید این کار را هنگام ارائه بیانیه تأیید (Confirmation Statement) بعدی خود (که قبلاً “بازگشت سالانه” نامیده می شد) انجام دهید – اما بهترین کار بروزرسانی این دادها در اسرع وقت برای اطمینان از صحت اطلاعاتی است که در پرونده ثبت شرکتهای عمومی نگهداری می شود.

 

تغییرات شرکتی که باید ظرف 14 روز گزارش شود.

تغییرات زیر باید ظرف 14 روز به Companies House گزارش شود:

• سوابق قانونی شرکت به محل بازرسی دیگری منتقل شود – از دفتر ثبت شده به آدرس SAIL یا بالعکس
• مدیری استعفا دهد یا از شرکت برکنار شود
• جزئیات مربوط به مدیران تغییر کند:
• نام
• آدرس خدمات
• آدرس سکونت
• شغل
• ملیت
• کشور محل اقامت
• منشی شرکت منصوب یا برکنار شود
• جزئیات مربوط به منشی شرکت تغییر کند

همه این تغییرات را می توان به راحتی از طریق WebFiling Companies House رایگان انجام داد. تغییرات دیگر مانند آنهایی که مربوط به PSC های شرکت است، دارای بازه های زمانی متفاوتی بوده و مستلزم تشکیل پرونده ی کاغذی (برخلاف آنلاین یا الکترونیکی) می باشند.

لطفاً توجه داشته باشید: اگر تاریخ تولد اشتباهی برای مدیری ثبت شده، نمی توانید به سادگی آن را با استفاده از فرم شرکت CH01 در Companies House اصلاح کنید. ممکن است لازم باشد انتصابات قبلی را تعویض کرده یا اسناد اصلی ثبت را تصحیح کنید.

 

گزارش تغییرات در Companies House از طریق WebFiling

شما می توانید از طریق خدمات WebFiling، تغییرات مربوط به جزئیات شرکت خود را به Companies House اطلاع دهید. این خدمات سرویس بایگانی الکترونیکی رایگانی است که برای همه شرکتهای با مسئولیت محدود و شرکتهای تضامنی با مسئولیت محدود (LLP) که در انگلستان ثبت شده اند، در دسترس است.

برای ثبت نام در Companies House WebFiling، باید یک آدرس ایمیل و رمز عبور ارائه کنید. سپس Companies House یک کد احراز هویت به آدرس ثبت شده دفتر شما ارسال می کند. این کد به عنوان امضای دیجیتالی شما عمل می کند، بنابراین شما باید آن را برای تکمیل ثبت نام WebFiling و فایل الکترونیکی خود ارائه دهید.

هنگامی که ثبت نام WebFiling شما کامل شد، می توانید جزئیات شرکت را بروزرسانی کنید، صورتهای Confirmation Statements سالانه را تنظیم کنید، حسابهای سالانه غیرفعال یا معاف از حسابرسی ارسال کنید و موارد دیگر.

 

آیا باید تغییرات شرکت را به HMRC گزارش دهم؟

علاوه بر گزارش تغییرات به Companies House، باید تغییرات ویژه اعمال شده در شرکت خود را به HMRC اطلاع دهید.

اگر نام شرکت یا آدرس تجاری خود را تغییر دادید، باید به HMRC اطلاع دهید. اگر اظهارنامه مالیاتی شرکت (Company Tax Returns) را با استفاده از Corporation Tax Online ثبت کرده اید، می توانید به راحتی جزئیات شرکت خود را نیز در آنجا بروزرسانی کنید. همچنین می توانید با استفاده از این سرویس آنلاین، دوره حسابرسی مالیات شرکتی خود را تغییر دهید.

اگر می خواهید از یک حسابدار یا مشاور برای مدیریت امور مالیاتی خود استفاده کنید، مجوز آنها باید به طور رسمی توسط HMRC صادر شده باشد تا بتوانند از طرف شما فعالیت کنند. در صورت استفاده از حسابدار یا مشاوری متفاوت، باید موضوع را به HMRC اطلاع دهید.

در صورت انحلال یا فروش شرکت، باید به طور جداگانه به تمام بخشهای مرتبط در HMRC که شرکت شما در آنها ثبت شده است اطلاع دهید؛ به عنوان مثال، مالیات شرکتی، مالیات بر ارزش افزوده (VAT)، سیستم پرداختی PAYE و غیره.