نحوه راه‌اندازی برنامه‌ریز مجالس عروسی (wedding planner)

همه عاشق مجلس عروسی هستند، اما آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که یک برنامه‌ریز عروسی شوید و برای امرار مجالس عروسی را ترتیب دهید؟ تقاضای زیادی برای برنامه‌ریزان عروسی در سراسر انگلستان وجود دارد، بنابراین اگر علاقمند به شروع این کار هستید، مطمئنا حرفه‌ای است که ارزش بررسی را دارد. 

برنامه ریز عروسی فردی است که به سازماندهی عروسی کمک می‌کند و ممکن است شامل هماهنگی کل روز از ابتدا تا انتها، فقط مراسم و پذیرایی یا حتی فقط یک جنبه خاص از این روز بزرگ باشد. هر کسی می‌تواند یاد بگیرد که برنامه‌ریز عروسی درخشانی شود، با این حال باید یک سری مهارت‌های اصلی برای موفقیت  را در نظر بگیرید.

طبق National Careers Service، حقوق یک برنامه‌ریز عروسی معمولی از 17000 تا 25000 پوند در سال است.البته میزان درآمد شما به طور کامل به نوع برنامه کاری که می‌خواهید اجرا کنید بستگی خواهد داشت. شما می‌توانید به عنوان یک برنامه‌ریز عروسی برای یک محل یا شرکت خاص کار کنید،  اگر می‌خواهید بیزینس برنامه‌ریزی عروسی خود را شروع کنید، می‌توانید یک نرخ ثابت، نرخ ساعتی، درصدی از کل هزینه عروسی یا چیزی کاملا متفاوت را انتخاب کنید.

اما قبل از شروع به فکر کردن در مورد هزینه‌ای که باید بپردازید، تمام اصول اولیه چگونگی راه‌اندازی بیزینس برنامه‌ریزی عروسی خود را بررسی کنید. بنابراین برای کمک به شروع کار شما، در این راهنمای سریع تمام اصول تبدیل شدن به یک برنامه‌ریز عروسی برایتان گرد‌آوری شده است. 

• آموزش و مدارک
• راه‌اندازی کسب و کار
• بیمه شدن
• قوانین و مقررات
• نکات برتر

 

آموزش و مدارک

بر خلاف برخی از مشاغل، در واقع به طور قانونی هیچ شرایط خاصی وجود ندارد که شما برای تبدیل شدن به یک برنامه‌ریز عروسی در انگلستان لازم باشد. تعداد زیادی از برنامه‌ریزان عروسی تصمیم می‌گیرند که به کالج یا دانشگاه بروند و مدارکی را کسب کنند، این موارد عبارتند از:

• مدیریت رویداد
• مهمان‌داری
• کیترینگ
• مدیریت پروژه
• مارکتینگ
• روابط عمومی

اما فقط به این دلیل که بسیاری از برنامه‌ریزان عروسی مدرک دانشگاهی را کسب کرده‌اند، لزوما به این معنی نیست که شما نیز باید این کار را انجام دهید. راه دیگری که می‌توانید در این مورد تجربه کسب کنید، انجام این کار به عنوان کارمند یک برنامه‌ریز عروسی یا یک شرکت مدیریت مجالس باشد.

حتی می‌توانید آموزش‌های مشخصی را از برنامه‌ریزان مراسم عروسی با تجربه بالا دریافت کنید. سازمان‌هایی مانند UK Alliance of Wedding Planners (UKAWP)- که بدنه پیشرو در بریتانیا است – بیش از ۱۳ سال است که برنامه‌ریزان مراسم عروسی را در انگلستان آموزش می‌دهند و طیف وسیعی از فرصت‌های آموزشی را در سراسر کشور ارائه می‌کنند. می‌توانید در جلسات آموزشی، کارگاه‌ها و وبینارها ثبت نام کنید که برای کمک به شروع برنامه‌ریزان عروسی طراحی شده‌اند.

همچنین می‌توانید برای عضویت در UKAWP اقدام کنید، که شما را به عنوان یک برنامه‌ریز عروسی متمایز می‌کند. 

دستورالعمل‌های عضویت UKAWP شامل تعهدات زیر است. از شما انتظار می‌رود:

• ظرف 48 ساعت به سوالات پاسخ دهید
• رازدار مشتری باشید
• هر تأمین کننده‌ای که به آن علاقمند هستید را فاش کنید
• تخفیف و یا کارمزد را به مشتریان منتقل کنید
• مطمئن شوید که بیمه مسئولیت عمومی شما به روز است
• هرگز اطلاعات مشتری را به شخص ثالثی که در عروسی درگیر نیست، ندهید
• به کپی رایت متخصصین عروسی احترام بگذارید
• منصفانه و صادقانه با هر مشتری برخورد کنید
• از قراردادهای تجاری کاملاً سالم با مشتری استفاده کنید

همچنین شما می‌توانید در دوره‌های مختلف سازمانی مانند آکادمی عروسی و برنامه‌ریزی رویدادها در انگلستان، شرکت کنید که طیف وسیعی از دوره‌های آنلاین را ارائه می‌دهند و شما می‌توانید به منظور دستیابی به درک گسترده از این صنعت و آنچه که برای موفقیت نیاز دارید از آنها استفاده کنید.

لازم به ذکر است قبل از اینکه در هر دوره‌ای ثبت نام کنید و برای تبدیل شدن به یک برنامه‌ریز عروسی، هیچ اعتبار رسمی یا تنظیم شده توسط دولت لازم نیست. این دوره‌ها و فرصت‌های آموزشی فقط به نفع شما هستند و به مشتریان خود نشان می‌دهید که برای توسعه بینش صنعت و یادگیری بهترین روش‌ها، سخت کار کرده‌اید.

 

مهارت‌های مفید

بنابراین، فراتر از آموزش اختیاری این حرفه، چه نوع مهارتهایی برای یک برنامه‌ریز عروسی موفق نیاز است؟

همانطور که تصور می‌شود، برنامه‌ریزان عروسی شبیه هم نیستند و بنابراین بسیاری از آنها مهارت‌ها و ویژگی‌های مختلفی دارند که باعث درخشش آنها می‌شود.

به طور کلی، به عنوان یک برنامه‌ریز عروسی حداقل باید در توسعه مهارت‌های اساسی زیر تلاش کنید:

• مهارت‌های سازمانی
• مهارت‌های ارتباطی
• مهارت خدمات مشتری
• مهارت حل مسئله
• توجه به جزئیات
• توانایی کار تحت فشار زیاد
• مهارت‌های فروش و مذاکره
• مهارت‌های بودجه بندی

 

راه‌اندازی کسب و کار

خوشبختانه، راه‌اندازی بیزینس برنامه ریزی مجالس عروسی فوق‌العاده مقرون به صرفه می‌باشد. برای شروع هزینه‌های زیادی لازم نیست و با روش های مختلفی می توانید آن را شروع کنید. از نظر هزینه‌های اضافی، بیشتر برنامه‌ریزان عروسی کار خود را از خانه شروع می‌کنند؛ این بدان معناست که از عدم پرداخت اجاره تجاری یا رهن منفعت خواهید برد. همچنین هزینه‌های آب و برق شخصی خود را خیلی افزایش نخواهید داد و بنابراین هزینه‌های روزمره کار شما نباید زیاد باشد.

در عوض، هزینه‌های اولیه شما باید طبق اصول اولیه بیزینس متمرکز باشد که انتظار دارید هر شرکت جدیدی داشته باشد که شامل موارد زیر هستند:

• کامپیوتر (اگر آن را ندارید)
• چاپگر و اسکنر
• تلفن بیزینس یا تلفن ثابت بیزینس
• Web hosting 
• کارت بازرگانی
• بیمه (در این مطلب درباره آنتوضیح خواهیم داد)

به طور کلی، بیشترین هزینه هنگام شروع کار، مارکتینگ یا بازاریابی خواهد بود. شما نه تنها به کارت ویزیت نیاز خواهید داشت، بلکه چاپ انواع وسایل بازاریابی، از قبیل بروشور یا جزوه برای شما مفید خواهد بود.

همچنین برای موفقیت به عنوان یک برنامه‌ریز عروسی در قرن 21، به یک وب سایت تجاری نیاز دارید. اگر قبلا هرگز وب سایتی ایجاد نکرده‌اید، وحشت نکنید: در واقع بسیار ساده است. با کمک سیستم عامل‌های freemium مانند وردپرس، می‌توانید با استفاده از طیف وسیعی از قالب‌های رایگان، یک وب سایت ساده ایجاد کنید. حتی می‌توانید یک نام دامنه منحصر به فرد برای برجسته سازی وب سایت خود خریداری کنید که هزینه آن اغلب کمتر از 10 پوند در سال است.

علاوه بر بازاریابی دیجیتال، شما باید حضور رسانه اجتماعی قدرتمند را در دامنه وسیعی از پلتفرم‌ها ایجاد کنید. از آنجا که عروسی‌ها بیشتر دیدنی هستند، برنامه ریزان عروسی تمایل دارند (با مجوز) فیلم‌ها و عکس‌هایی را از عروسی ارسال کنند که به آنها کمک می‌کند برنامه خود را به نمایش بگذارند و با مشتریان بالقوه ارتباط برقرار کنند.  خوشبختانه، رسانه‌های اجتماعی یک ابزار ارتباطی رایگان هستند؛ اگرچه شما می‌توانید برای دیده شدن پست هایتان، هزینه هم کنید.

همچنین به یک ماشین یا وسیله نقلیه قابل اعتماد و بودجه بنزین نیاز دارید تا مسافت‌هایی که مشتریان ممکن است برای رسیدن به مکان‌های مختلف نیاز داشته باشید را طی کند. یکی دیگر از جنبه‌های مهم راه‌‌اندازی بیزینس جدید برنامه ریزی عروسی، ایجاد نمونه کارهایی از کارهای شما است.

فراتر از تلاش‌های بازاریابی و نتورکینگ خود، بهترین راه برای فروش خدمات خود نمایش نمونه کارها (به صورت آنلاین و آفلاین) است. مسلماً ایجاد این مورد بدون داشتن تجربه زیاد ممکن است کمی دشوار باشد و بنابراین می توانید این موارد را امتحان کنید:

• عکسبرداری از عروسی ساختگی که برگزار کرده‌اید.
• مشتریان شما را به دوستان یا بستگانشان معرفی کنند، زیرا که در سازماندهی یک جنبه از مراسم ازدواجشان به آنها کمک کرده‌اید.
• فهرستی از هر دوره یا عضویت صنعتی که به دست آورده‌اید.
• نمونه‌ای از جدول زمانی مراسم عروسی که ایجاد کرده‌اید.

از دیدگاه تجاری، ممکن است بخواهید ثبت بیزینس خود را به عنوان یک شرکت با مسئولیت محدود در نظر بگیرید. اگر شرکت سهامی با مسئولیت محدود را انتخاب کنید، بیزینس شما از نظر دولت به شخصیت حقوقی متمایز تبدیل خواهد شد. این بدان معنی است که “مسئولیت محدود” به شما اعطا می‌شود و فقط در قبال بدهی‌های شرکت تا ارزش سهام خود مسئول خواهید بود. اگر بیزینس شما موفق نشود یا با موانع مالی روبرو شود، این مورد امور مالی شخصی شما محافظت می‌کند.

 

بیمه شدن

وظیفه شما به عنوان یک برنامه‌ریز مراسم عروسی این است که مشتری‌ها بهترین روز زندگی خود را سپری کنند. اما وقتی در حال هماهنگی یک رویداد بزرگ هستید، بعضی اوقات ممکن است همه چیز خراب شود.

به این ترتیب، ممکن است سرانجام برای یک اشتباه سرزنش شوید، پس با بیمه می‌توانید از خود محافظت کنید. نوع بیمه‌ای که انتخاب می‌کنید به مقدار زیادی بستگی به نوع و همچنین انواع رویدادهایی که برنامه‌ریزی می‌کنید دارد. با این حال، به طور کلی، بیشتر برنامه‌ریزان مراسم عروسی حداقل یک (و به طور بالقوه همه) از این نوع بیمه‌های تجاری استفاده می‌کنند:

 

بیمه خسارت حرفه‌ای

اگر مشتری بخواهد از شما شکایت کند، بیمه خسارت حرفه‌ای از شما محافظت می‌کند زیرا تصور می‌کنند شما اشتباهی مرتکب شده‌اید یا به نوعی سهل‌انگاری کرده‌اید.

 

بیمه مسئولیت عمومی

بیمه مسئولیت عمومی از شما در برابر هرگونه ادعای جبران خسارت توسط یکی از عموم که ادعا می‌کند از طریق شما آسیب دیده‌اند، محافظت می‌کند.

 

بیمه مسئولیت کارفرمایان

بیمه مسئولیت کارفرمایان یک الزام قانونی برای اکثر مشاغل مورد استفاده برای استخدام کارمندان است. این شامل هرگونه ادعایی است که ممکن است یک کارمند در صورت صدمه دیدن یا بیمار شدن به دلیل کار، در نهایت مطرح کند.

این لیست به هیچ وجه جامع نیست و فقط برای شروع است. همچنین ممکن است بخواهید محصولی مانند بیمه محتویات تجاری را نیز بررسی کنید. در صورت تردید، قبل از گرفتن بیمه تحقیق کنید و برایش وقت صرف کنید. 

 

قوانین و مقررات

از آنجا که حرفه برنامه‌ریزی عروسی به عنوان یک بخش، توسط دولت تنظیم نمی‌شود، مقررات قانونی زیادی وجود ندارد باید حتما رعایت کنید. با توجه به این نکته، مهمترین نگرانی نظارتی شما صرفاً اطمینان از انطباق با موارد قانونی بایگانی و گزارش دهی است که با تشکیل یک شرکت با مسئولیت محدود همراه است.

اگر برای محافظت از بیزینس خود ترجیح داده‌اید یک شرکت با مسئولیت محدود تشکیل دهید، باید چندین تعهد قانونی را به طور منظم انجام دهید. 

این تعهدات عمدتاً شامل ارسال گزارش‌هایی در مورد آنچه در بیزینس شما می‌گذرد به ارگان‌های دولتی مانند Company House و HM Revenue و گمرک (HMRC) است. 

به عنوان مدیر شرکت، شما از نظر قانونی مسئول انجام وظایف قانونی زیر خواهید بود:

شما باید حداقل یک بار در سال اظهارنامه تأیید سالانه (یا بازده سالانه) را به Companies House (سازمان ثبت شرکتها) ارسال کنید.

• شما باید حسابهای مالی را تهیه و به Companies House ارائه دهید. 
• در صورت تغییر در جزئیات شرکت باید این امر را به Companies House اطلاع دهید.
• شما باید اظهارنامه مالیاتی شرکت و حساب های سالانه را در  HMRC (اداره مالیات) ثبت کنید.
• در صورت واجد شرایط بودن، باید مالیات شرکت را پرداخت کنید.

 

نکات برتر

هنگامی که از سطح آموزش‌ها راضی بودید، کسب و کار خود را راه‌اندازی کرده و از مقرراتی که باید رعایت کنید آگاه شوید، آماده شروع کار برنامه‌ریزی عروسی هستید. این یک حرفه فوق‌العاده سود‌آور است و همچنین می‌تواند بسیار سرگرم کننده باشد.

اما قبل از شروع رزرو مکان و سفارش فیلمبرداران، چند نکته اساسی نیز برای کمک به شما در راه پیشرفت و رشد کسب و کار وجود دارد:

 

آماده کار در تعطیلات آخر هفته باشید

اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، باید مدام به خاطر داشته باشید که عروسی‌ها معمولاً آخر هفته‌ها هستند و باید خیلی زود از خواب بیدار شوید. علاوه بر این، بیشتر مشتریان شما طبق روال عادی کار می‌کنند و بنابراین به طور معمول انتظار می‌رود شب‌ها یا آخر هفته‌ها برای ملاقات یا گپ زدن در دسترس باشید.

 

برترین ابزار بازاریابی شما دهان به دهان است

هیچ بروشور به اندازه معرفی از شخصی به شخص دیگر برتری ندارد. بعد از اینکه مشتری هایتان عهد بستند و به زندگی زناشویی رسیدند، آنها را مودبانه تشویق کنید که یک نظر آنلاین بنویسند یا اطلاعات خود را به دوستان یا همکارانی که می شناسند و قصد ازدواج دارند، منتقل کنید. 

 

برداشت اول همه چیز است

به عنوان یک برنامه‌ریز عروسی، زوج‌ها اجرای موفقیت آمیز روز بزرگ خود را کاملاً بر دوش شما می‌گذارند. اگر می‌خواهید در بیزینس خود موفق باشید، باید خود را به عنوان یک حرفه‌ای، منظم و باهوش معرفی کنید. اگر نمی‌توانید مشتری را تحت تأثیر قرار دهید، او معمولاً کار خود را به دیگری می‌سپارد.

 

شبکه خود را گسترش دهید

حتی پس از ایجاد ریتم و فرایندهای کاری که به نظر می‌رسد برای شما مفید است، همیشه باید به دنبال فرصت‌هایی برای یادگیری بیشتر و گسترش مهارت‌های حرفه‌ای خود باشید. این بدان معناست که به انجمن‌های حرفه‌ای بپیوندید، در کنفرانس‌های صنعتی شرکت کنید و نام خود را به انواع متخصصان این صنعت – مانند عکاسان یا پذیرندگان – برسانید که برای برنامه‌ریزی مراسم عروسی مناسب به آنها احتیاج دارید.

 

کلام آخر

 ما تمام اصول لازم را برای دریافت مدارک اختیاری ، راه‌اندازی کسب و کار  و اقدام به خرید بیمه بیزینستان را در ختیار شما قرار دادیم. اما در این مطلب فقط اصول ذکر شد. به عنوان یک برنامه ریز مراسم عروسی جدید و مالک شغل جدید، سوالات زیادی در مورد شروع کار یا تلاش برای توسعه بیشتر تجارت خود خواهید داشت و ما همیشه خوشحال خواهیم شد که به شما کمک کنیم.