صورتجلسه اولین جلسه هیئت مدیره چیست؟

به فاصله اندک پس از تأسیس یک شرکت با مسئولیت محدود، توصیه می شود یک جلسه هیئت مدیره ترتیب دهید. هدف از این جلسه فراهم کردن فرصتی برای مدیران جهت گفتگو درباره تشریفات بیزینس جدید، مشورت در خصوص اساسنامه و تعیین وظایف و مسئولیت‌های مربوطه است.

بر اساس ماده 248 از قانون شرکت ها (Companies Act) مصوب سال 2006، از نظر قانونی ملزم به تهیه مستندات مراحل اولین جلسه هیئت مدیره و نیز تمام جلسات بعدی شرکت هستید. حتی اگر تنها مدیر شرکت هم باشید باید چند دقیقه از وقت خود را به این موضوع اختصاص دهید. این صورتجلسه‌ها سابقه‌ای کتبی از همه مواردی که در مورد آنها بحث و توافق شده و همچنین اسامی همه افراد حاضر در جلسه می باشند.

 

در اولین جلسه هیات مدیره چه مواردی مورد بحث قرار می‌گیرد؟

مسائل مورد بحث در اولین جلسه هیئت مدیره شامل موارد زیر است:

• تأیید اهداف شرکت.
• تأیید مشترکین اولیه (هیئت مؤسس شرکت).
• صدور گواهی مالکیت سهام.
• تعیین رئیس هیئت مدیره.
• معرفی صاحبان اولیه سمتهای شرکت.
• تأیید تاریخ مرجع حسابرسی (ARD) و مهلت قانونی تشکیل پرونده.
• افتتاح حساب بانکی مربوط به بیزینس.
• ثبت سوابق و الزامات حسابرسی.
• تعیین حسابرس (در صورت وجود).
• تعیین وظایف و مسئولیت‌های هر مدیر.

در صورت بروز هرگونه سردرگمی یا اختلاف نظر در جلسه، وجود مستندات دقیق از هر چیزی که در جلسات هیئت مدیره مدیران و جلسات عمومی اعضا (سهامداران / ضامن) اتفاق می‌افتد، جهت بررسی در جلسه بعدی بسیار مهم است. این صورتجلسه مدرکی از کل اقدامات داخلی شامل تصمیمات اتخاذ شده، موافقت یا مخالفت با پیشنهادهای ارائه شده، هرگونه سؤال یا اعتراض مطرح شده، افرادی که در جلسه شرکت کرده‌اند و غایبان واجد شرایط حضور در جلسه، می‌باشد.

 

چه مواردی باید در اولین صورتجلسه هیئت مدیره لحاظ شود؟

در طول زمان جلسات، باید جزئیات زیر (در صورت لزوم) ثبت شود:

• زمان، تاریخ و مکان جلسه.
• نام کلیه مدیران یا سهامداران حاضر.
• نام کسانی که نمی توانند در جلسه شرکت کنند.
• نام سایر افراد حاضر.
• نام رئیس جلسه.
• دستور کار جلسه.
• جزئیات تمام موضوعات مورد بحث و مسائل پیش آمده در جلسه.
• جزئیات هرگونه تصمیم اتخاذ شده و اقدامات مورد توافق.
• جزئیات آراء موافقان و مخالفان هر یک از تصمیمات و اقدامات.
• ثبت عناوین همه اسناد و اطلاعاتی که باید به اداره ثبت شرکتها (Companies House) ارائه شود.
• اسامی افرادی که مدارک و یا اطلاعات را به Companies House (سازمان ثبت شرکتها) ارائه می‌دهند و آخرین مهلت انجام این کار.
• اطلاعاتی درباره پیگیری مصوبات صورتجلسات یا مواردی که نیاز به تحقیق یا بحث بیشتر دارند.

 

نگهداری و توزیع زمان

صورتجلسه‌ها را می‌توان به صورت الکترونیکی ایجاد و ذخیره کرد، به شرط آنکه به وقت نیاز و در صورت لزوم  بتوان آنها را در جایی دیگر کپی تبدیل کرد.

لازم است حداقل 10 سال پس از تاریخ جلسات، نسخه‌هایی از کلیه صورتجلسه‌های مرتبط با آنها را نگهداری کنید. این صورتجلسه باید برای بازرسی در دفتر ثبت شده یا آدرس SAIL شما در دسترس باشد و نیز محل ثبت آنها به Companies House اعلام شود.

همچنین باید کپی همه مصوبات جلسات هیئت مدیره و جلسات عمومی را نگهداری کنید. مدیران و منشیان شرکت‌ها از نظر قانونی مسئول گزارش تغییرات به Companies House و تهیه اسناد مربوطه، هم در جلسات هیئت مدیره و هم در جلسات عمومی هستند.

صرف نظر از حضور یا عدم حضور اعضاء در جلسه، یک نسخه از هر صورتجلسه هیئت مدیره باید به همه مدیران تحویل داده شود.