چه اطلاعاتی از شرکت در دسترس عموم قرار می‌گیرد؟

برای بهره‌مندی از مزایای مسئولیت محدود، شرکت‌های بریتانیایی و افرادی که آنها را تأسیس، کنترل کرده و مالک آن هستند باید اطلاعات خاصی را به Companies House (سازمان ثبت شرکت‌ها) ارائه دهند. بیشتر این داده‌ها به ثبت عمومی شرکت‌ها اضافه می‌شود که در دسترس عموم قرار می‌گیرد و به صورت آنلاین می‌توان به آن دسترسی داشت. اطلاعاتی که ثبت می‌شوند باید دقیق و همیشه به روز باشند.

هدف از در دسترس قرار دادن اطلاعات شرکت در بین مردم حفظ و افزایش شفافیت شرکت‌هاست که باعث کاهش جرایم اقتصادی، کلاهبرداری و سایر فعالیت‌های مجرمانه اشخاص متقلب می‌شود. این روش شفافیت شرکتی یکی از اصول اساسی است که انگلستان را به عنوان مکانی برای شروع و رشد یک بیزینس جذاب کرده و باعث ایجاد محیطی شده که مبتکران، سرمایه گذاران و مصرف کنندگان بتوانند با اطمینان فعالیت کنند.

 

کدام اطلاعات شرکت به صورت آنلاین در دسترس است؟

مطابق با قانون شرکت‌ها (Companies Act) در سال 2006، اطلاعات مربوط به خود شرکت، مدیران، اعضا و افراد با کنترل ویژه (PSC)  شرکت‌های با مسئولیت محدود که در انگلستان به ثبت رسیده‌اند، به صورت آنلاین در ثبت عمومی Companies House در دسترس عموم قرار می‌گیرد.

 

اطلاعات شرکت که در سوابق عمومی نمایان می‌شود عبارتند از:

• نام شرکت ثبت شده
• شماره ثبت شرکت (CRN)
• نوع شرکت (به عنوان مثال خصوصی با مسئولیت محدود سهامی، با مسئولیت تضامنی، PLC)
• وضعیت شرکت (فعال، غیرفعال، منحل شده)
• تاریخ عضویت
• نسخه اسکن شده سند رسمی تاسیس شرکت
• آدرس دفتر ثبت شده (فعلی و گذشته)
• Single Alternative Inspection Location (SAIL address)
• مشخصات مدیران فعلی و استعفا داده شده
• جزئیات مشترکین و اعضای فعلی و گذشته (سهامداران و ضامنین)
• جزئیات PSC ها
• ماده‌های اساسنامه
• نام های قبلی شرکت
• مهلت ثبت حساب‌های بعدی شرکت و تأییدیه
• اطلاعات ورشکستگی
• اعلامیه‌ها و مجازات‌های تاخیر تشکیل پرونده 
• ماهیت فعالیت‌های تجاری (کدهای SIC)
• اظهارنامه سرمایه (جزئیات سهام منتشر شده)
• نسخه‌های اسکن شده از تمام پرونده‌های ثبت شده در Companies House، از جمله:
• حساب‌های سالیانه
• اظهارات تأیید شده
• هزینه‌های وام
• انتصابات جدید مدیر
• تغییر نام شرکت
• تغییر جزئیات مشخصات مدیر
• تغییر آدرس دفتر ثبت شده

 

مشخصاتی که از مدیران در سوابق عمومی نمایان می‌شوند عبارتند از:

• عنوان و نام کامل
• آدرس خدمات
• تاریخ انتصاب
• ماه و سال تولد
• شغل و حرفه
• ملیت
• کشور / استان محل اقامت
• کلیه انتصابات فعلی و قبلی

مشخصات مشترکین و اعضا که در سوابق عمومی نمایان می‌شود عبارتند از: 

• نام و نام خانوادگی
• آدرس مکاتبات (با نام مستعار خدمات)
• مبلغ تضمین شده (فقط ضمانت کنندگان با مسئولیت محدود شرکت‌های تضامنی)
• رتبه عضویت، در صورت وجود (فقط ضامن)
• جزئیات اضافی در صورت وجود PSC 

جزئیات PSC که در سوابق عمومی افشا می‌شود، عبارتند از: 

• عنوان و نام کامل
• آدرس خدمات
• تاریخ ثبت به عنوان PSC
• ماه و سال تولد
• کشور / استان محل اقامت
• ملیت
• ماهیت کنترل PSC:
• درصد مالکیت سهام
• درصد حق رأی
• آیا PSC حق تعیین و عزل مدیرانی را دارد یا خیر

تمام این اطلاعات، چه در زمان تشکیل شرکت و چه پس از آن ارائه شود در دسترس عموم قرار دارند و در طول عمر شرکت و تا سالها پس از آن در ثبت عمومی باقی می‌ماند.

 

وظیفه آپدیت کردن اطلاعات شرکت

یکی از وظایف بسیار مهم مدیر شرکت، اطمینان از صحت و به روز بودن اطلاعاتی است که در Companies House حفظ شده و در ثبت عمومی منتشر می‌شود. به عنوان بخشی از این شرط قانونی، هر شرکت با مسئولیت محدود باید:

• ثبت قانونی شرکت در محل بازرسی تعیین شده خود باشد.
• هرگونه تغییر در جزئیات ثبت شده را گزارش دهید.
• هر سال اظهارنامه تأیید را در Companies House ثبت کنیدو

اظهارنامه تأیید سندی است که برای تأیید جزئیات ثبت شده شرکت در یک تاریخ مشخص استفاده می‌شود. برخی از اطلاعات را می‌توان در خود اظهارنامه به روز کرد، اما سایر جزئیات باید جداگانه گزارش شوند.

 

محافظت از حریم خصوصی مدیران شرکت، اعضا و PSC ها

در حالی که استانداردهای بالای شرکت‌های معتبر جهانی در انگلستان است، افشای اطلاعات عمومی در مورد ثبت شرکتها برای افرادی که به عنوان مدیر شرکت، عضو یا PSC فعالی می‌کنند عواقبی دارد. به همین دلیل برای این افراد مهم است که تا حد ممکن از حریم خصوصی خود محافظت کنند.

اگر موافقت کنید به عنوان مدیر، عضو یا PSC یک شرکت با مسئولیت محدود در انگلستان فعالیت کنید، طبق قانون لازم است آدرس خدمات‌تان را هم ارائه دهید. آدرس‌های خدماتی به عنوان یک آدرس پستی رسمی برای مکاتبات ارگان‌های دولتی مانند Companies House و HMRC استفاده می‌شود. 

برای محافظت از حریم خصوصی شما، توصیه می‌شود که از آدرس تجاری به عنوان آدرس خدمات استفاده شود. ارائه آدرس منزل شما ممکن است یک انتخاب بدیهی به نظر برسد، اما افشای آدرس مسکونی شخصی شما برای عموم مردم ممکن است خطر ارسال نامه‌های ناخواسته، تماس‌های بی‌مورد و سرقت هویت را افزایش دهد. اگر از آدرس منزل خود به عنوان آدرس دفتر ثبت شرکت یا آدرس SAIL استفاده کنید نیز همین امر صادق است.

اگرچه اکنون می‌توان از Companies House درخواست کرد که آدرس منزل شما را از سوابق عمومی حذف کرده و آن را از نهادهای مرجع اعتباری دریغ کند، اما جزئیات دفاتر ثبت شده و اطلاعات SAIL هرگز قابل حذف نیستند. البته روند حذف آدرس مسکونی شما زمانبر و پرهزینه می‌باشد.